ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО

                           ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ




                                    НАЦИОНАЛЬНЫЙ                    ГОСТ Р и с о
                                       СТАНДАРТ
                                     РОССИЙСКОЙ                     15489 1  -   -

                                      ФЕДЕРАЦИИ                     2007




                       С истем а стан д артов по инф орм ации,
                       би бли отечном у и издательском у делу

                          УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ
                                    О бщ ие требования

                                          ISO 15489-1:2001
                    Information and documentation — Records management — General
                                                 (IDT)




                                         Издание официальное




               Я
               со
               го

                I
               см

               со
               ю




                                               Сшщцтиформ
                                                    ат т




сметные цены

ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007

                                       Предисловие
     Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от
27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных
стандартов Российской Федерации — ГОСТ Р 1.0—2004 «Стандартизация в Российской Федерации.
Основные положения»

     Сведения о стандарте

      1 ПОДГОТОВЛЕН Государственным учреждением Всероссийским научно-исследовательским
институтом документоведения и архивного дела «ВНИИДАД» на основе соответствующего аутентично­
го перевода международного стандарта, указанного в пункте 4

    2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации Т К 191 «Научно-техническая информация,
библиотечное и издательское дело»

     3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регу­
лированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N9 28-ст

      4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту И С 0 15489-1:2001 «Информация и
документация. Управление записями. Общие положения» (ISO 15489-1:2001 «Information and documen­
tation — Records management — General»).
       Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования аутентичного пере­
вода для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5—2004 (пункт 3.5).
       При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных междуна­
родных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о
которых приведены в дополнительном приложении А

     5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ




     Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом
информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок — в ежеме­
сячно издаваемых информационных указателях «Национальные стандарты». В случав пересмотра
(замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано
в ежемесячно издаваемом указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информа­
ция. уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользова­
ния — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и
метрологии в сети Интернет




                                                                      © Стандартинформ, 2007

     Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и рас­
пространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническо­
му регулированию и метрологии

и

ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007

                                                                        Содержание
1 Область применения.......................................................................................................................................... 1
2 Нормативные с с ы л к и ........................................................................................................................................1
3 Термины и определения..................................................................................................................................2
4 Преимущества управления документами.......................................................................................................2
5 Нормативная с р е д а .........................................................                                                                                          3
6 Политика управления документами и ответственность.............................................................................. 4
   6.1 Общие положения....................................................................................................................................... 4
   6.2 Принципы политики...........................                                                                                                                        4
   6.3 Ответственность..........................................................................................................................................4
7 Требования к управлению документами......................................................................................................... 4
   7.1 Принципы разработки программ управления документами................................................................ 4
   7.2 Характеристики докум ента....................................................................................................................... 5
8 Проектирование и внедрение системы управления документами..............................................................6
   8.1 Общие положения....................................................................................................................................... 6
   8.2 Характеристики систем управления документами.................................................................................6
   8.3 Проектирование и внедрение систем управления документами.........................................................7
   8.4 Методология проектирования и внедрения системы управления докум ентами............................. 8
   8.5 Прекращение применения систем управления документами..............................................................9
9 Процессы управления документами и контроль......................................................................................... 10
   9.1 Экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему управле­
   ния документами ............................................................................................................................................. 10
   9.2 Определение сроков хранения документов......................................................................................... 10
   9.3 Включение документов в систему управления докум ентам и........................................................... 11
   9.4 Регистрация................................................................................................................................................11
   9.5 Классификация.......................................................................................................................................... 12
   9.6 Хранение и обращение с документами................................................................................................. 12
   9.7 Д о с т у п ........................................................................................................................................................13
   9.8 Контроль документооборота..................................................................................................................13
   9.9 Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтож ение................................ 14
   9.10 Документирование процессов управления документами.................................................................14
10 Мониторинг и ауд и т........................................................................................................................................15
11 О б учен ие........................................................................................................................................................ 15
Предметный указатель........................................................................................................................................16
Приложение А (справочное) Сведения о соответствии национальных стандартов Российской
             Федерации ссылочным международным стандартам........................................................ 18




                                                                                                                                                                          in

ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007


Н А Ц И О Н А Л Ь Н Ы Й                        С Т А Н Д А Р Т           Р О С С И Й С К О Й              Ф Е Д Е Р А Ц И И



                Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

                                                 УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ

                                                         Общие требования

                                    S ystem o f standards on Inform ation, Ilbrananship and publishing.
                                               R ecords m anagem ent. G eneral requirem ents



                                                                                                Д ата в в е д е н и я — 2007— 07— 01



        1 Область применения

      Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммер­
ческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.
      Положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления
документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установлен­
ным в стандарте характеристикам.
      Настоящий стандарт:
      - распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создавае­
мыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе
ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы
(далее — организации);
      - содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связан­
ных с документами организаций;
      - содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления
качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001
и ИСО 14001;
      - содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления доку­
ментами.
      Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами, хранящимися
в архивных учреждениях.
      Настоящий стандарт предназначен для:
      - руководителей (менеджеров) организаций;
      - специалистов в области управления документами, информацией и технологиями;
      - сотрудников (персонала) организаций;
      - физических лиц. обязанных создавать и сохранять документы.

        2 Нормативные ссылки

     В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты;
     ИСО 5127-11:87 Информация и документация. Словарь
     ИСО 5963—85 Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора
индексированных терминов для составления указателей
     ИСО 9001—2000 Системы менеджмента качества. Требования
     ИСО 14001—96 Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по приме­
нению


И зд ан и е о ф и ц и а л ь н о е

                                                                                                                                   1