ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО

                               ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ




                                       НАЦИОНАЛЬНЫЙ                   ГОСТР
                                          СТАНДАРТ
                                        РОССИЙСКОЙ
                                                                      ИСО 15489-1 —
                                         ФЕДЕРАЦИИ                    2019




                         Система стандартов по информации,
                         библиотечному и издательскому делу
                         ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ.
                           УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ
                                               Часть      1

                                      Понятия и принципы
                                             (ISO 15489-1:2016,
                       Information and documentation — Records management — Part 1:
                                        Concepts and principles, IDT)




                                            Издание официальное




                                                         Москва
                                                     Стандартинформ
                                                          2019




сертификат на металл

ГОСТ Р ИСО 15489-1— 2019


                                        Предисловие
     1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным государственным унитарным предприятием «Российский
научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия»
(ФГУП «Стандартинформ»), Федеральным государственным бюджетным учреждением науки «Все­
российский институт научной и технической информации Российской академии наук» (ВИНИТИ РАН),
Историко-архивным институтом (Российский государственный гуманитарный университет), Федераль­
ным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения
и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства на основе собственного перевода на
русский язык англоязычной версии международного стандарта, указанного в пункте 4

    2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация,
библиотечное и издательское дело»

     3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому ре­
гулированию и метрологии от 26 марта 2019 г. No 101-ст

     4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 15489-1:2016 «Информация и
документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (ISO 15489-1:2016 «Information
and documentation — Records management — Part 1: Concepts and principles». IDT).
     Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного между­
народного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5— 2012 (пункт 3.5) и для увязки с
наименованиями, принятыми в существующем комплексе национальных стандартов Российской
Федерации

     5 ВЗАМЕН ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007




     Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона
от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об из­
менениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего
года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений
и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случав
пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет
опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные
стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в ин­
формационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по
техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (wvnv.gosi.ru)




                                                            © ISO, 2016 — Все права сохраняются
                                                           © Стандартинформ. оформление. 2019

     Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и рас­
пространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническо­
му регулированию и метрологии
II

ГОСТ Р ИСО 15489-1—2019


                                                                            Содержание
1 Область применения..................................................................................................................................................... 1
2 Нормативные ссылки..................................................................................................................................................... 1
3 Термины и определения.............................................................................................................................................. 1
4 Принципы управления документами........................................................................................................................2
5 Документы и документные системы..........................................................................................................................3
    5.1 Общие положения................................................................................................................................................ 3
    5.2 Документы................................................................................................................................................................ 3
    5.3 Документные системы..........................................................................................................................................5
b Политика и распределение ответственности........................................................................................................b
    6.1 Общие положения................................................................................................................................................ 6
    6.2 Политика.................................................................................................................................................................. 6
    6.3 Ответственность..................................................................................................................................................... 7
    6.4 Мониторинг и оцен ка.............................................................................................................................................!
    6.5 Компетентность и обучение................................................................................................................................ 8
7 Анализ деловых процессов....................................................................................................................................... 8
    7.1 Общие положения................................................................................................................................................ 8
    7.2 Объем работ по анализу деловых процессов...............................................................................................9
    7.3 Понимание деловой деятельности................................................................................................................... 9
    7.4 Определение требований к документам.......................................................................................................... 9
    7.5 Внедрение требований к документам......................                                                                                                                 10
8 Средства управления документами........................................................................................................................10
    8.1 Общие положения.............................................................................................................................................. 10
    8.2 Схемы метаданных документов..................................................................................................................... 10
    8.3 Схемы классификации рабочих процессов..................................................................................................11
    8.4 Правила д о ступ а......................                                                                                                                                12
    8.5 Правила отбора и передачи............................................................................................................................ 12
9 Процессы создания, ввода в систему и управления документами............................................................... 13
    9.1 Общие положения.............................................................................................................................................. 13
    9.2 Создание документов..........................................................................................................................................13
    9.3 Ввод документов в систему.............................................................................................................................. 13
    9.4 Классификация и индексирование документов.......................................................................................... 14
    9.5 Управление доступом к документам...............................................................................................................14
    9.6 Хранение документов..........................................................................................................................................14
    9.7 Использование документов.............................................................................................................................. 14
    9.8 Миграция и конвертирование документов................................................................................................... 15
    9.9 Отбор и передача документов на хранение или уничтожение............................................................... 15
Библиография................................................................................................................................................................ 16

ГОСТ Р ИСО 15489-1—2019


                                              Введение
     Международный стандарт ИСО 15489-1 является частью серии стандартов ИСО 15489 «Инфор­
мация и документация. Управление документами».
     Международный стандарт ИСО 15489-1 содержит понятия и принципы создания, ввода в систему
и управления документами. Данный стандарт является основополагающим и содержит дальнейшие
руководства и инструкции в отношении основных концепций, технических приемов и практических ме­
тодов создания, ввода в систему и управления документами.

     О документах и управлении документами

     Документы являются одновременно свидетельствами деловой деятельности и информационны­
ми активами. Они отличаются от других информационных ресурсов на основании их доказательной
роли при совершении деловых операций и их опоры на метаданные. Метаданные документов исполь­
зуются для определения и сохранения контекста, а также применения соответствующих правил по
управлению документами.
     Управление документами включает в себя следующее:
     a) создание документов и их ввод в систему с целью доказательства ведения деловых операций;
     b ) принятие надлежащих мер по защите их аутентичности, достоверности, целостности и пригод­
ности для использования в условиях изменяющейся во времени деловой среды и требований к управ­
лению документами.
     П р и м е ч а н и е — «Деловая деятельность» в международном стандарте ИСО 15489-1 может толковаться
в широком смысле и означать те виды деятельности, которые поддерживают достижение стоящих перед органи­
зацией целей. Функции, виды деятельности, операции и рабочие процессы являются специфическими формами
«деловой деятельности» и определены в разделе 3.

      Все чаще документы создаются и хранятся в цифровой среде, что открывает ряд новых возмож­
ностей для использования документов. Цифровая среда также обеспечивает большую гибкость в отно­
шении внедрения средств управления документами внутри и между системами, которые осуществляют
управление документами.
      Изменяющиеся модели ведения деловой деятельности расширяют круг ответственности в отно­
шении документов, преодолевая традиционные границы организаций и юрисдикций. Это требует от спе­
циалистов в области управления документами понимания и удовлетворения различных потребностей
внутренних и внешних заинтересованных сторон, что может включать в себя повышенные ожидания в
отношении прозрачности принятия решений от коммерческих организаций и государственных структур,
со стороны общественности, клиентов, пользователей услуг, документных субъектов документного вза­
имодействия и других лиц. заинтересованных в создании, вводе в систему и управлении документами.
      П р и м е ч а н и е — В серии международных стандартов ИСО 15489 формулировка «создание, ввод в си­
стему и управление» используется для обобщения процесса управления документами в целом. Данная формули­
ровка включает в себя процесс получения документа и многие другие процессы управления документами, описан­
ные в ИСО 15489-1.

     С учетом вышеизложенных факторов в ИСО 15489-1 признается важность:
     a) роли документов как важнейшего инструмента деловой деятельности и формирования инфор­
мационных активов.
     b ) расширения возможностей использования документов в цифровой среде:
     c) систем и правил создания, ввода в систему и управления документами, выходящих за рамки
традиционных организационных границ например, в совместной и многоуровневой рабочей среде,
     d) средств управления документами, которые могут быть независимы от других компонентов до­
кументных систем;
     e) периодического анализа деловой деятельности и контекста для определения, какие документы
должны быть созданы, введены в систему и как следует ими управлять в дальнейшем;
     f) управления рисками при разработке стратегий управления документами и использовании под­
хода к управлению документами, который по сути представляет собой стратегию управления рисками.
     Поскольку положения и принципы ИСО 15489-1 применяются в различных деловых и технологи­
ческих средах, требуются разные подходы к внедрению средств управления документами, процессов и
систем. В ИСО 15489-1 не представлены подробные рекомендации по внедрению средств управления

IV