ГОСТ Р ИСО 30300-2015

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО

                                ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ




                                         НАЦИОНАЛЬНЫЙ                     ГО С ТР
                                            СТАНДАРТ
                                          РОССИЙСКОЙ
                                                                          ИСО 30300—
                                           ФЕДЕРАЦИИ                      2015
                   <   Е    >



                           Система стандартов по информации,
                           библиотечному и издательскому делу

                           ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ.
                       СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
                                Основные положения и словарь

                                              (ИСО 30300:2011,
                        Information and documentation. Management systems for records.
                                       Fundamentals and vocabulary, IDT)



                                             Издание официальное




                                                        Mi,,,,,
                                                        VmnmmA
                                                    Стждшрпч фецм
                                                         201»




стоимость здания

ГОСТРИСО 30300—2015


                                          Предисловие
      1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследова­
тельский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агент­
ства на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в
пункте 4

     2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация,
библиотечное и издательское дело»

     3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому ре­
гулированию и метрологии от 9 декабря 2015 г. № 2123-ст

      4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 30300:2011 «Информация и
документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (ISO 30300:2011
“Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and vocabulary", IDT).
      При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных междуна­
родных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации.
      Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного между­
народного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5 (раздел 3.6)

     5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ



     Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0—2012 (раздел 8).
Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на
1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный
текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные
стандарты» . В случав пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее
уведомление будет опубликовав в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя
«Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются
также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального
агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)




                                                                           ©   Стандартинформ. 2016

     Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и рас­
пространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническо­
му регулированию и метрологии
II

Г О С Т Р И С О 30300—2015


                                                                      Содержание
1 Область применения........................................................................................................................................ 1
2 Основные положения СУД............................................................................................................................... 1
  2.1 Взаимосвязь СУД и системы управления........................................ ............ ....................................... 1
    2.2 Организационная с р е д а ...........................................................................................................................2
    2.3 Потребность в С У Д ................................................................................................................................... 2
    2.4 Принципы применения СУД ....................................................... ............................................................4
    2.5 Процессный подход к С У Д .......................................................................................................................4
    2.6 Лидирующая роль руководства.............................................................................................................. 5
    2.7 Взаимосвязь с иными системами менеджмента .................................................................................6
3 Термины и определения................................................................................................................................. 6
   3.1 Термины, относящиеся к документам....................................................................................................6
    3.2 Термины, относящиеся к управлению ..................................................................................................7
    3.3 Термины, относящиеся к процессам управления документами....................................................... 8
  3.4 Термины, относящиеся к С У Д .................................................................................................................9
Приложение А (справочное) Методология, использованная при разработке словаря.......................... 10
Алфавитный указатель......................................................................................................................................13
Библиография.....................................................................................................................................................14

ГОСТРИСО 30300—2015


                                            Введение
      Эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управле­
ния, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинте­
ресованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления
ресурсами для достижения целей организации.
      Создание документов и управление ими являются неотъемлемой частью любого вида деятель­
ности или делового процесса организации, обеспечивая деловую результативность, подотчетность,
управление рисками и непрерывность деловой деятельности, а также давая организациям возмож­
ность извлекать пользу из обладающих ценностью информационных ресурсов, таких как деловые, ком­
мерческие активы и ресурсы знаний, делать вклад в обеспечение сохранности коллективной памяти в
ответ на вызовы глобальной и электронной среды.
      Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют инструментарий для высшего руко­
водства по применению системного и контролируемого подхода к организационному руководству в сре­
де, которая способствует применению лучшей деловой практики.
      Стандарты на системы управления документами, подготовленные ИСО/ТК 4 6 /П К 11. разработаны
для оказания помощи организациям всех видов, независимо от структуры и численности персонала, а
также группам организаций с совместной деловой деятельностью по внедрению, функционированию
и улучшению деятельности результативной системы управления документами (здесь и далее по тек­
сту — СУД). СУД позволяет осуществлять управление в организации в соответствии с установленной
политикой и целями в области управления документацией, а также обеспечивать достижение этих це­
лей. Это обеспечивается:
      a) распределением функций и ответственности:
      b ) процессным подходом:
      c) измерением и оценкой;
      d) анализом и улучшением.
      Применение политики и установление целей в области управления документами, базирующихся
на соответствующих требованиях организации, гарантирует, что официальная и достоверная информа­
ция. а также доказательства деловой деятельности создаются, управляемы и доступны для тех. кому
они необходимы в течение установленного времени. Результатом успешного применения грамотно раз­
работанных политики и целей в области управления документами являются документы и системы до­
кументации. соответствующие всем целям организации.
      Внедрение в организации СУД позволяет также обеспечить прозрачность и прослеживаемость
решений, принятых руководством, и подотчетность.
      Стандарты на СУД. подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, входят в состав ССМ и разработаны в
целях обеспечения совместимости и применения общих элементов и методологии с иными ССМ.
ИСО 15489-11, а также иные международные стандарты и технические отчеты, разработанные ИСО/
ТК 46/ПК 11, являются основными при проектировании, применении, мониторинге и улучшении доку­
ментных процессов и средств управления, которые могут быть реализованы посредством СУД. в слу­
чае если организации решают применять методологию ССМ.
      Структура стандартов на СУД. подготовленных ИСО/ТК 46/ПК 11. как опубликованных, так и на­
ходящихся в процессе разработки, представлена на рисунке 1.
      Настоящие стандарты применяются как руководство по:
      a) установлению системного управления политикой, процедурами и ответственностью в сфере
управления документами, вне зависимости от целей, содержания или носителя информации самих
документов;
      b ) определению ответственности, полномочий и подотчетности организаций в отношении доку­
ментов и политики управления документами, процедур, процессов и систем управления документами;
      c) проектированию и внедрению СУД;
      d) достижению качественных результатов от применения СУД посредством оценки ее эффектив­
ности и функционирования и постоянного совершенствования.



      ' ИСО 15489-1 является основополагающим стандартом, который закрепляет лучшую практику в отноше­
нии действий по управлению документами.
IV