Межгосударственный стандарт
ГОСТ Р ИСО 30301-2014
Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования
Information and documentation. Management systems for records. Requirements
Редакционная карточка ГОСТНОРМ. Полный текст публикуется только при подтверждённом праве использования. Метаданные сверяются по нескольким источникам.
Область применения
Область применения пока не подтверждена.
1
Страница 1
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО ТЕХНИЧЕСОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
НАЦИОНАЛЬНЫЙ
СТАНДАРТ
ГОСТ Р и с о
РОССИЙСКОЙ 30301—
ФЕДЕРАЦИИ 2014
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ
С истем ы м енедж мента записей. Т ребования
ISO 30301:2011
Information and documentation — Management systems for records —
Requirements
(IDT)
Издание официальное
Москва
Стандартинф орм
2015
салфетка цветок2
Страница 2
ГО С Т Р ИСО 30301—2014
Предисловие
1 ПОДГОТОВЛЕН Открытым акционерным обществом -Всероссийский научно-
исследовательский институт сертификации» (ОАО «ВНИИС ■•) на основе собственного аутентичного
перевода на русский язык международного стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 076 -Системы менеджмента»
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии от 28 мая 2014 г. No 460-ст
4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 30301:2011 «Информация и
документация. Системы менеджмента записей. Требования- (ISO 30301:2011 -Information and
documentation — Management systems for records — Requirements»).
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных
международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации,
сведения о которых приведены в справочном Приложении ДА
5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0—2012 (Раздел 8).
Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом
информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок — в
ежемесячно издаваемых информационных указателях «Национальные стандарты». В случае
перешотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет
опубликовав в ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты».
Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной
системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по
люхническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).
© Стандартинформ. 2015
Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и
распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по
техническому регулированию и метрологии3
Страница 3
ГОСТ Р ИСО 30301—2014
Содержание
1 Область применения................................................................................................................... 1
2 Нормативные ссылки........................................................................................................................................... 1
3 Термины и определения................................................. 1
4 Среда организации..............................................................................................................................................1
4.1 Понимание внешней и внутренней среды организации............................................................................. 1
4.2 Бизнес-требования, законодательные и другие требования.................................................................... 2
4.3 Определение области применения системы менеджмента записей....................................................... 2
5 Лидирующая роль руководства.........................................................................................................................3
5.1 Обязательства руководства..........................................................................................................................3
5.2 Политика......................................................................................................................................................... 3
5.3 Функции, обязанности и полномочия организации.....................................................................................3
6 Планирование......................................... 4
6.1 Меры по изучению рисков и возможностей................................................................................................ 4
6.2 Цели управления записями и планы по их достижению............................................................................4
7 Обеспечение........................................................................................................................................................ 5
7.1 Ресурсы........................................................................................................................................................... 5
7.2 Компетентность............................................................................................................................................. 5
7.3 Информированность и подготовка............................................................................................................... 5
7.4 Обмен информацией.................................................................................................................................... 5
7.5 Документация................................................................................................................................................. 6
8 Функционирование....................................................................................................... 6
8.1 Оперативное планирование и контроль...................................................................................................... 6
8.2 Проектирование процессов менеджмента записями.................................................................................6
8.3 Внедрение систем записей...........................................................................................................................7
9 Оценка результативности деятельности......................................................................................................... 7
9.1 Мониторинг, измерение, анализ и оценивание...........................................................................................7
9.2 Внутренние проверки системы.....................................................................................................................8
9.3 Анализ со стороны руководства................................................................................................................... 8
10 Улучшение.......................................................................................................................................................... 9
10.1 Управление несоответствиями и корректирующие действия................................................................. 9
10.2 Постоянное улучшение....................... 9
Приложение А (обязательное) Процессы и средства управления...........................................................10
Приложение В (справочное) Взаимосвязь между ИСО 9001. ИСО 14001, ИСО/МЭК 27001
и настоящим стандартом.......................................................................................................................... 13
Приложение С (справочное) Перечень контрольных вопросов для проведения самооценки.............22
Приложение ДА (справочное) Сведения о соответствии ссылочных международных
стандартов ссылочным национальным стандартам Российской Федерации
(и действующим в этом качестве межгосударственным стандартам).............................................. 25
Библиография....................................................................................................................................................... 26
III4
Страница 4
ГОСТР ИСО 30301—2014
Введение
Успех функционирования организации в существенной степени зависит от внедрения и
поддержания в работоспособном состоянии системы менеджмента, которая предназначена для
постоянного улучшения эффективности деятельности и одновременного удовлетворения нужд всех
заинтересованных сторон. Системы менеджмента основаны на методологиях, помогающих в
принятии решений и в управлении ресурсами для достижения целей организации.
Формирование и ведение записей являются неотъемлемой частью деятельности, процессов и
систем любой организации. Они обеспечивают эффективность деятельности, возможность ведения
учета, менеджмент рисков и устойчивость функционирования организации. Они также дают
возможность организациям извлекать выгоду из ценности своих информационных ресурсов как
производственных, коммерческих и интеллектуальных активов и содействовать сохранению
коллективной памяти в условиях глобальной и цифровой среды.
Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют возможность высшему руководству
применять системный и надежный подход к управлению организацией в условиях, стимулирующих
надежную деловую практику.
Стандарты на системы менеджмента записей, разрабатываемые ИСО/ТК 46/ПК 11. призваны
помогать организациям всех видов и масштабов или группам организаций, осуществляющих
совместную предпринимательскую деятельность, во внедрении, использовании и совершенствовании
результативных систем менеджмента записей (далее — СМ3). СМ3 направляет и контролирует
организацию с целью выработки политики и определения задач, связанных с ведением записей, и
решения этих задач. Это осуществляется за счет использования:
a) строго определенных функций и обязанностей;
b ) систематизированных процессов;
c ) измерений и оценивания;
d) анализа и совершенствования.
Осуществление политики ведения записей и решение задач, полностью основанных на
требованиях организации, будут способствовать формированию достоверной и надежной
информации и получению подтверждений о предпринимательской деятельности, ведению такой
информации и предоставлению ее тем. кто в ней нуждается, в течение необходимого периода
времени. Успешная реализация надежной политики ведения записей и решение соответствующих
задач способствуют формированию записей и созданию систем управления записями, отвечающих
всем целям организации.
Внедрение СМ3 в организации также гарантирует прозрачность и прослеживаемость решений,
принимаемых ответственными руководителями, и осознание общественных интересов.
Стандарты на СМ3 разрабатываются ИСО/ТК 46/ПК 11 в рамках стандартов на системы
менеджмента (ССМ) для обеспечения совместимости с другими ССМ и использования общих
элементов и методологии. ИСО 15489 и другие международные стандарты и технические отчеты,
также разработанные ИСО/ТК 46/ПК 11, служат основными инструментами проектирования,
внедрения, мониторинга и совершенствования документооборота и управления записями,
осуществляемых в рамках СМ3, когда организации принимают решение о внедрении методологии
ССМ.
Примечание — ИСО 15489 является основополагающим стандартом, систематизирующим
оптимальные методы ведения записей.
На Рисунке 1 показана структура стандартов на СМ3, разрабатываемых ИСО/ТК 46/ПК 11,
которые либо уже опубликованы, либо находятся в стадии подготовки.
Эти стандарты предназначены для использования:
• высшим руководством, принимающим решения о формировании и внедрении систем
менеджмента в рамках своей организации;
• персоналом, отвечающим за внедрение СМ3, в частности, специалистами по менеджменту
рисков, аудитам, документообороту, информационным технологиям и информационной
безопасности.
СМ3 определяет требования и ожидания заинтересованных сторон (потребителей и основных
участников) к ведению записей и путем использования необходимых процессов формирует записи,
удовлетворяющие этим требованиям и ожиданиям.
На Рисунке 2 показаны структура СМ3 и связи с потребителями и основными партнерами.
IVПоказаны первые 4 из 32
История статуса
Подтверждённых событий пока нет.