ГОСТ Р ИСО 30302-2022

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
                                       ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ




                                                 НАЦИОНАЛЬНЫЙ                        ГОСТ Р
                                                    СТАНДАРТ
                                                  РОССИЙСКОЙ
                                                                                     ИСО 30302—
                                                   ФЕДЕРАЦИИ                         2022




                                  Система стандартов по информации,
                                  библиотечному и издательскому делу

                             С И С ТЕМ Ы УП РА В Л ЕН И Я Д О КУ М Е Н ТА М И

                                         Руководство по внедрению
                            (ISO 30302:2015, Information and documentation — Management systems
                                        for records — Guidelines for implementation, IDT)




                                                     Издание официальное




                                                             Москва
                                                Российский институт стандартизации
                                                               2022




испытательная лаборатория

ГОСТ Р ИСО 30302—2022

                                           Предисловие
      1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным государственным бюджетным учреждением «Российский инсти­
тут стандартизации» (ФГБУ «РОТ») и Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский инсти­
тут документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) на основе собственного перевода на русский
язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4

     2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация,
библиотечное и издательское дело»

     3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому ре­
гулированию и метрологии от 12 мая 2022 г. № 287-ст

      4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 30302:2015 «Информация
и документация. Системы управления документами. Руководство по внедрению (ISO 30302:2015
«Information and documentation — Management systems for records — Guidelines for implementation», IDT).
      Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного между­
народного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5—2012 (пункт 3.5).
      При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных между­
народных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в
дополнительном приложении ДА

     5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ




     Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона
от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об из­
менениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего
года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений
и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае
пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет
опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные
стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в ин­
формационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по
техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.rst.gov.ru)




                                                                                      © ISO, 2015
                                                                   © Оформление. ФГБУ «РОТ», 2022

     Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и рас­
пространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническо­
му регулированию и метрологии

ГОСТ Р ИСО 30302—2022

                                                                        Содержание
1 Область применения......................................................................................................................................... .1
2 Нормативные ссы лки........................................................................................................................................ .1
3 Термины и определения.................................................................................................................................... .1
4 Организационная среда.................................................................................................................................... .1
   4.1 Понимание организации и ее среда......................................................................................................... .1
   4.2 Деловые, правовые и иные требования................................................................................................ .2
   4.3 Определение области применения С У Д ................................................................................................ .3
5 Руководство.......................................................................................................................................................... .4
    5.1 Обязательства руководства..................................................................................................................... .4
    5.2 Политика....................................................................................................................................................... .4
    5.3 Организационные функции, ответственность и полномочия.............................................................. .5
6 Планирование..................................................................................................................................................... .7
    6.1 Действия в отношении рисков и возможностей................................................................................... .7
    6.2 Основные задачи управления документами и планирование их выполнения................................ .8
7 Обеспечение ....................................................................................................................................................... .9
    7.1 Р есурсы ....................................................................................................................................................... .9
    7.2 Компетентность........................................................................................................................................... 10
    7.3 Ознакомление и обучение....................................................................................................................... 11
    7.4 Обмен информацией.................................................................................................................................. 11
    7.5 Документация............................................................................................................................................... 12
8 Оперативная деятельность.............................................................................................................................. 14
    8.1 Оперативное планирование и контрол ь................................................................................................ 14
    8.2 Проектирование документных процессов.............................................................................................. 15
    8.3 Внедрение документных с и с те м ............................................................................................................. 17
9 Оценка производительности............................................................................................................................ 19
    9.1 Мониторинг, измерение, анализ и оценка.............................................................................................. 19
    9.2 Внутренний аудит системы........................................................................................................................ 21
    9.3 Анализ со стороны высшего руководства.............................................................................................. 21
10 Совершенствование......................................................................................................................................... 22
    10.1 Контроль несоответствий и корректирующие действия.................................................................... 22
    10.2 Непрерывное совершенствование......................................................................................................... 23
Приложение А (справочное) Примеры источников информации и требований к проведению анализа
             организационной среды............................................................................................................. 24
Приложение ДА (справочное) Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов
              национальным стандартам.................................................................................................... 26
Библиография....................................................................................................................................................... 27

ГОСТ Р ИСО 30302—2022

                                            Введение
      ИСО 30302 является частью серии стандартов под общим названием «Информация и документа­
ция. Системы управления документами»:
      - ИСО 30300, Информация и документация. Системы управления документами. Основные по­
ложения и словарь;
      - ИСО 30301, Информация и документация. Системы управления документами. Требования;
      - ИСО 30302, Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по
внедрению.
      ИСО 30300 определяет терминологию серии стандартов на системы управления документами
(СУД), цели и преимущества СУД; ИСО 30301 определяет требования к СУД для организации, которой
необходимо продемонстрировать способность надлежащим образом создавать образующиеся в про­
цессе ее деловой деятельности документы и управлять ими в течение необходимого периода времени.
ИСО 30302 содержит руководство по внедрению СУД.
      Цель настоящего стандарта — предоставить практическое руководство по внедрению СУД в орга­
низации в соответствии с ИСО 30301. Стандарт охватывает все необходимые аспекты для внедрения
и поддержания работы СУД.
      Внедрение СУД, как правило, представляет отдельно взятый проект. Внедрение СУД может рас­
сматриваться в рамках как организаций, уже имеющих документные системы или программы, в целях
анализа и улучшения процесса управления ими, так и в организациях, планирующих впервые внедрить
систематический и прослеживаемый подход к созданию и средствам управления документами. Руко­
водство, приведенное в настоящем стандарте, может быть использовано в обоих случаях.
      Предполагается, что организации, принявшие решение о внедрении СУД, провели предваритель­
ную оценку существующих документов и документных систем, а также определили риски и возможно­
сти улучшений. Например, решение о внедрении СУД может быть принято в целях снижения рисков при
переходе на новую информационно-техническую платформу или при реализации аутсорсинга деловых
процессов с высокими уровнями риска. Помимо этого, СУД может обеспечить стандартизированный
механизм управления ключевыми изменениями в процессах организации, таких как интеграция доку­
ментных процессов с конкретными деловыми процессами, усиление контроля в области управления
документами при совершении онлайн-транзакций или использование социальных средств массовой
информации в деловых целях.
      Данное руководство может быть адаптировано к потребностям конкретной организации. Особен­
ности применения данного руководства зависят от размера организации, направления деятельности
и сложности структуры, а также от наличия опыта применения СУД. Так как вышеуказанные характе­
ристики уникальны для каждой организации, к процессу внедрения СУД будут предъявляться различ­
ные требования. Мероприятия, описанные в данном стандарте, могут быть упрощены для небольших
организаций. В отношении же крупных организаций, имеющих сложную структуру, для эффективного
выполнения требований, описанных в данном международном стандарте, может потребоваться вне­
дрение многоуровневой системы управления.
      Руководство, приведенное в настоящем стандарте, соответствует структуре ИСО 30301 и описы­
вает необходимые действия для соответствия требованиям ИСО 30301, а также порядок документиро­
вания этих действий.
      Раздел 4 содержит руководство по проведению анализа, необходимого для внедрения СУД. Ис­
ходя из результатов этого анализа определяются рамки проекта внедрения СУД, а также взаимосвязь
внедрения СУД и других систем управления (менеджмента).
      Раздел 5 содержит информацию о роли высшего руководства в процессе внедрения СУД, которая
выражается в формировании политики управления документами, распределении обязанностей, плани­
ровании внедрения СУД и реализации поставленных задач.
      Раздел 6 посвящен планированию, основанному на анализе рисков, анализе среды организации
(см. раздел 4), а также выявлении доступных ресурсов (см. раздел 7). Раздел 7 определяет основные
аспекты поддержки функциональности СУД, такие как необходимые ресурсы, компетенции, обучение,
обмен информацией и документация.
      Раздел 8 посвящен определению, обзору и планированию внедрения документных процессов.
Он учитывает контекстные требования среды и область применения (см. раздел 4), а также политику
управления документами (см. 5.2), анализ рисков (см. 6.1) и необходимые ресурсы (см. 7.1) для дости-

IV