ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО

                                     ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ




                                              НАЦИОНАЛЬНЫЙ
                                                 СТАНДАРТ
                                                                             ГОСТ Р и с о
                                               РОССИЙСКОЙ                    23081 1  -   -

                                                ФЕДЕРАЦИИ                    2008




                                Система стандартов по информации,
                                библиотечному и издательскому делу
                           ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ.
                              МЕТАДАННЫЕ ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ
                                                     Часть       1

                                                   Принципы

                                                     ISO 23081-1: 2006
                            Information and documentation — Records management processes —
                                          Metadata for records — Part 1. Principles
                                                            (IDT)



                                                  Издание официальное



                     СЧ

                     8
                     I
                     S
                       I
                     03
                     n
                     L0




                                                             Москва
                                                         Стандартинформ
                                                              2009




сертификат росс ru

ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008


                                        Предисловие

      Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом
от 27 декабря 2002 г. N» 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных
стандартов Российской Федерации — ГОСТ Р 1.0—2004 «Стандартизация в Российской Федерации.
Основные положения»

     Сведения о стандарте

     1 ПОДГОТОВЛЕН Государственным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела» («ВНИИДАД») на основе аутентичного перевода между­
народного стандарта, выполненного «ВНИИДАД», указанного в пункте 4

    2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация,
библиотечное и издательское дело»

     3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому ре­
гулированию и метрологии от 13 ноября 2008 г. No 310-ст

      4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 23081-1:2006 «Информация и
документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»
(ISO 23081-1: 2006 «Information and documentation — Records management processes — Metadata for
records — Part 1. Principles»).
      При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных междуна­
родных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о
которых приведены в приложении А

     5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ


      Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом ин­
формационном указателе «Национальные стандарты». а текст изменений и поправок — в ежеме­
сячно издаваемых информационных указателях «Национальные стандарты». В случав пересмотра
(замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано
в ежемесячно издаваемом указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информа­
ция. уведомление и текст размещаются также в информационной системе общего пользова­
н и я— на официальном сайте Федералыюго агентства по техническому регулированию и
метрологии в сети Интернет




                                                                       © Стандартинформ. 2009

     Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и рас­
пространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническо­
му регулированию и метрологии

и

ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008


                                                                       Содержание

1 Область применения......................................................................................................................................... 1
2 Нормативные ссылки......................................................................................................................................... 1
3 Термины и определения................................................................................................................................... 1
4 Метаданные об управлении докум ентами....................................................................................................1
5 Назначение метаданных об управлении документами и перспективы их использования.................. 2
5.1 Назначение и роль метаданных об управлении докум ентам и............................................................ 2
5.2 Метаданные об управлении документами, применяемые в организации........................................ 2
6 Права и обязанности агента............................................................................................................................ 4
7 Метаданные об управлении документами среди других областей метаданных..................................... 4
   7.1 Общие положения......................................................................................................................................4
   7.2 Метаданные для деловых операций, проводимых в электронной форме...................................... 5
   7.3 Метаданные для обеспечения сохранности.......................................................................................... 5
   7.4 Метаданные для описания р е с у р с а .......................................................................................................5
   7.5 Метаданные для открытия ресурса..........................................................................................................6
   7.6 Метаданные для управления правами.................................................................................................... 6
8 Управление метаданными................................................................................................................................6
   8.1 Общие положения...................................................................................................................................... 6
   8.2 Уровни применения метаданных............................................................................................................. 6
   8.3 Создание и использование метаданных................................................................................................ 6
   8.4 Процессы управления метаданными.......................................................................................................7
   8.5 Структуры метаданны х.............................................................................................................................8
   8.6 Роль с и с т е м ............................................................................................................................................... 9
9 Типы метаданных, требующиеся для поддержки ИСО 15489-1 ............................................................ 10
   9.1 Описание типов м етад анны х................................................................................................................ 10
   9.2 Метаданные о документах...................................................................................................................... 10
   9.3 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых о п е р а ц и й .........................13
   9.4 Метаданные об а ге н т а х ..........................................................................................................................14
   9.5 Метаданные о процессах деловых о п е р а ц и й .................................................................................... 14
   9.6 Метаданные о процессах управления документами........................................................................... 15
Приложение А (обязательное) Сведения о соответствии национальных стандартов Российской
                 Федерации ссылочным международным стандартам........................................................ 17
Библиография.................................................................................................................................................... 18




                                                                                                                                                                     in

ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008


                                          Введение

      Настоящий стандарт устанавливает основы для создания, управления и использования метадан­
ных об управлении документами, а также объясняет принципы, лежащие в основе управления ими.
      Настоящий стандарт является руководством к пониманию и применению метаданных в рамках
ИСО 15489-1:2001 (R) «Информация и документация. Управление записями. Общие положения». Нас­
тоящий стандарт подчеркивает значимость метаданных об управлении документами в деловых процес­
сах и различных ролей и типов метаданных, поддерживающих деловые процессы и процессы
управления документами, а также устанавливает структуру управления этими метаданными.
      В ИСО 23081-1:2006 ведение деловых операций трактуется в широком смысле, не ограничиваясь
коммерческой деятельностью, а включает государственное управление, некоммерческие организации
и другие предприятия.
      Настоящий стандарт не определяет обязательный для применения набор метаданных об управ­
лении документами, поскольку эти метаданные будут отличаться в зависимости от требований законо­
дательства. Однако этот стандарт содержит набор основных метаданных, соответствующий
требованиям ИСО 15489-1:2001.
      ИСО 23081 состоит из нескольких частей под общим названием «Информация и документация.
Процессы управления документами. Метаданные для документов»:
      Часть 1. Принципы
      Эта часть ИСО 23081 устанавливает основы для создания, управления и применения метаданных
об управлении документами, а также объясняет принципы, которые управляют ими.
      Части 2 и 3 содержат более подробную информацию и обеспечивают практическое руководство по
внедрению, а также методы оценки набора метаданных об управлении документами в соответствии с
принципами этой части ИСО 23081. Эти части стандарта будут подготовлены в виде технических отче­
тов. которые рассматриваются как документы, требующие регулярного обновления.




IV