ГОСТ Р 7.0.101-2018

ФЕДЕРАЛЬНО Е АГЕНТСТВО

                           ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ




                                    НАЦИОНАЛЬНЫЙ                      ГОСТР
                                        СТАНДАРТ
                                      РОССИЙСКОЙ
                                                                      7 .0 . 101 —
                                       ФЕДЕРАЦИИ                      2018/
                                                                      ИСО 30301:2011




                      Система стандартов по инф ормации,
                      библиотечному и издательскому делу

                 ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ.
               СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
                                         Требования
                                           (ISO 30301:2011,
            Information and documentation. Management systems for records. Requirements,
                                                 IDT)




                                        И здание оф и ц иа л ьн о е




                                                      Москиа
                                                  Стамдартинформ
                                                        2020




индекс rw

ГОСТ Р 7.0.101— 2018


                                        Предисловие

     1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследователь­
ский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства на
основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4

     2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация,
библиотечное и издательское дело»

     3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому ре­
гулированию и метрологии от 30 января 2018 г. № 34-ст

     4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 30301:2011 «Информация и
документация — Системы управления документами — Требования» (ISO 30301:2011 «Information and
documentation. Management systems for records. Requirements», IDT).
     Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного между­
народного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5—2012 (пункт 3.5).
     При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных между­
народных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в
дополнительном приложении ДА

     5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

     6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июнь 2020 г.




     Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федвралы<ого закона
от 29 июня 2015 г. N° 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об из­
менениях к настоящему стандарту публикуется б ежегодном (по состоянию на 1 января текущего
года) информационном указателе «Национальные стандарты», а оф ициальный текст изменений и
поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пере­
смотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опуб­
ликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стан­
дарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной
системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии в сети Интернет (mvw.gost.ru)




                                                           © ISO. 2011 — Все права сохраняются
                                                      © Стандартинформ. оформление. 2018, 2020

     Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и рас­
пространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническо­
му регулированию и метрологии
II

ГОСТ Р 7.0.101—2018


                                                                                Содержание

1 Область пр и м е н е н и я ............................................................................................................................                                     1
2 Нормативные с с ы л к и ...............                                                                                                                                                     1
3 Термины и определения ............................................................................................................................................ 1
4 Организационная среда ............................................................................................................................................2
    4.1 Понятие организации, ее внешней и внутренней с р е д ы .......................................................................... 2
    4.2 Деловые, правовые и иные тр е б о в а н и я ........................................................................................................2
    4.3 Определение области применения С У Д ..................................................................................................... 3
5 Р у ко в о д с тв о ...................................................................................................................................................................3
    5.1 Обязательства руководства.............................................................................................................................. 3
    5.2 Политика ................................................................................................................................................................ 3
    5.3 Организационные функции, обязанности и полном очия...........................................................................3
6 Планирование ..............................................................................................................................................................4
    6.1 Действия в отношении рисков и во зм о ж н о сте й .......................................................................................... 4
    6.2 Основные задачи управления документами и планирование их осущ ествления............................. 4
7 Обеспечение                  ............................................................................................................................................................... 5
    7.1 Р е с у р с ы .................................................................................................................................................................. 5
    7.2 Ком петентность..................                                                                                                                                                  .5
    7.3 Ознакомление и о б у ч е н и е ..........................................................................                                                                            5
    7.4 Обмен информацией ..........................................................................................................................................6
    7.5 Д о ку м е н т а ц и я ....................................................................................................................................................... 6
8 Оперативное у п р а в л е н и е ..........................................................................................................................................6
    8.1 Оперативное планирование и к о н т р о л ь ..................................................................................................... . 6
    8.2 Проектирование документных процессов                                               ................................................................................................... 7
    8.3 Внедрение документных с и с т е м ..................................................................................................................... 7
9 Оценка результативности..........................................................................................................................................8
    9.1 Проверка и измерение, анализ и оценка ..................................................................................................... 8
    9.2 Внутренний аудит системы ............................................................................................................................. 8
    9.3 Анализ со стороны высшего руководства..................................................................................................... 9
10 Совершенствование с и с те м ы .................................................................................................................................9
    10.1 Управление несоответствиями и мероприятия по их у с т р а н е н и ю ...................................................... 9
    10.2 Постоянное улучшение .................................................................                                                                                              9
Приложение А (обязательное) Процессы и средства управления документами .................................... 10
Приложение В (справочное) Взаимосвязь между ИСО 9001. ИСО 14001. ИСО/МЭК 27001
             и ИСО 30301 .................................................................................................................................... 14
Приложение С (справочное) Анкета для с а м о о ц е н ки ........................................................................................ 20
Приложение Д А (справочное) Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов
               национальным стандартам ........................................................................................................ 22
Библиография ................................................................................................................................................................ 23

ГОСТ Р 7.0.101— 2018


                                           Введение

      Эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управле­
ния. которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинте­
ресованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления
ресурсами для достижения целей организации.
      Создание документов и управление ими являются неотъемлемой частью любого вида деятель­
ности или делового процесса организации, обеспечивая деловую результативность, подотчетность,
управление рисками и непрерывность деловой деятельности, а также давая организациям возмож­
ность извлекать пользу из обладающих ценностью информационных ресурсов, таких как деловые, ком­
мерческие активы и ресурсы знаний, делать вклад в обеспечение сохранности коллективной памяти в
ответ на вызовы глобальной и электронной среды.
      Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют инструментарий для руководства по
применению системного и контролируемого подхода к организационному руководству в среде, которая
способствует эффективности деловой практики.
      Стандарты на системы управления документами, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11. разработаны
для оказания помощи организациям всех водов. независимо от структуры и численности персонала, а
также группам организаций с совместной деловой деятельностью по внедрению, функционированию и
улучшению деятельности результативной системы управления документами (СУД). СУД позволяет осу­
ществлять управление в организации в соответствии с установленной политикой и целями в области
управления документацией, а также обеспечивать достижение этих целей. Это обеспечивается:
      a) распределением функций и ответственности;
      b ) систематизированными процессами;
      c) измерением и оценкой;
      d) анализом и улучшением.
      Применение политики и установление целей в области управления документами, базирующимися
на соответствующих требованиях организации, гарантирует, что официальная и достоверная информа­
ция. а также доказательства деловой деятельности управляемы и доступны для тех. кому они необхо­
димы в течение установленного времени. Результатом успешного применения грамотно разработанных
политики и целей в области управления документами являются документы и системы документации,
соответствующие целям организации.
      Внедрение в организации СУД позволяет также обеспечить прозрачность и прослеживаемость
решений, принятых руководством, и осознать суть общественных интересов.
      Стандарты на СУД. подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, входят в состав ССМ и разработаны в
целях обеспечения совместимости и применения общих элементов и методологии с иными ССМ.
ИСО 154891>, а также иные международные стандарты и технические отчеты, разработанные ИСО/ТК
46/ПК 11. являются основой при проектировании, применении, мониторинге и улучшении документных
процессов и средств управления, которые могут быть реализованы посредством СУД. если организа­
ции решают применять методологию ССМ.
      Структура стандартов на СУД. подготовленных ИСО/ТК 46/ПК 11. как опубликованных, так и на­
ходящихся в процессе разработки, представлена на схеме 1.
      Настоящие стандарты предназначены:
      1) для руководства, которое принимает решения по установлению и внедрению систем управле­
ния в организации;
      2) работников, ответственных за внедрение СУД. специалистов по управлению рисками, аудиту,
документации, информационным технологиям и защите информации.




        ИСО 15489 является основополагающим стандартом, в котором представлена наиболее эффективная
практика в работе с документами.
IV