Межгосударственный стандарт
ГОСТ Р 54471-2011
Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности
Document management. Information stored electronically. Recommendations for trustworthiness and reliability
Редакционная карточка ГОСТНОРМ. Полный текст публикуется только при подтверждённом праве использования. Метаданные сверяются по нескольким источникам.
Область применения
Область применения пока не подтверждена.
1
Страница 1
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
НАЦИОНАЛЬНЫЙ ГОСТР
СТАНДАРТ 54471 -
РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ 2011/ISO/TR
15801:2009
Системы электронного документооборота
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ.
ИНФОРМАЦИЯ, СОХРАНЯЕМАЯ
В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
Рекомендации по обеспечению достоверности
и надежности
ISO/TR 15801:2009
Document management — Information stored electronically — Recommendations
for trustworthiness and reliability
(IDT)
Издание официальное
Москва
Стандартинформ
2012
вологодское кружево сайт2
Страница 2
ГОСТ Р 54471—2011/ISO/TR 15801:2009
Предисловие
Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от
27 декабря 2002 г. N» 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных
стандартов Российской Федерации — ГОСТ Р 1.0—2004 «Стандартизация в Российской Федерации.
Основные положения»
Сведения о стандарте
1 ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью «Электронные Офисные Систе
мы (проектирование и внедрение)» на основе собственного аутентичного перевода на русский язык
стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации Т К 459 «Информационная поддержка жиз
ненного цикла изделий»
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии от 18 октября 2011 г. № 466-ст
4 Настоящий стандарт идентичен техническому отчету ИСО/ТО 15801—2009 «Управление доку
ментацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достовер
ности и надежности» (ISO/TR 15801—2009 «Document management — Information stored electronically —
Recommendations for trustworthiness and reliability»).
Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного между
народного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5 (пункт 3.5).
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных междуна
родных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о
которых приведены в дополнительном приложении ДА
5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом
информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок — в ежеме
сячно издаваемых информационных указателях «Национальные стандарты». В случав пересмотра
(замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано
в ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты». Соответству
ющая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего
пользования — на официальном сайте Фодералыюго агентства по техническому регулированию и
метрологии в сети Интернет
© Стандартинформ. 2012
Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и рас
пространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническо
му регулированию и метрологии3
Страница 3
ГОСТ Р 54471—2011/ISO/TR 15801:2009
Содержание
1 Область применения.......................................................................................................................................... 1
2 Термины и определения.................................................................................................................................. 1
3 Политика управления информацией............................................................................................................... 1
3.1 Общие положения....................................................................................................................................... 1
3.2 Документ, определяющий политику управления инф ормацией........................................................ 2
4 Надлежащая предусмотрительность (duty of c a re )...................................................................................... 4
4.1 Общие положения....................................................................................................................................... 4
4.2 Менеджмент информационной безопасности . .................................................................................. 5
4.3 Планирование мер по обеспечению непрерывности деловой деятельности (business continuity
planning)................................................................................................................................................................6
4.4 Консультации с заинтересованными сторонами (consultations)........................................................ 6
5 Процессы и процедуры .....................................................................................................................................7
5.1 Общие положения....................................................................................................................................... 7
5.2 Руководство по процедурам (procedures m a n u a l)................................................................................. 7
5.3 Сбор и включение в систему (capture) информации.............................................................................. 8
5.4 Создание и включение в систему (capture) графических образов документов.............................. 10
5.5 Сбор и включение в систему (capture) д а н н ы х ....................................................................................14
5.6 Индексирование....................................................................................................................................... 15
5.7 Процедуры создания заверенных копий электронной информации (authenticated output
procedures)................................................................................................................................................16
5.8 Передача ф айлов.....................................................................................................................................17
5.9 Сохранение бумажных документов (document retention)....................................................................18
5.10 Обеспечение долговременной сохранности информации.............................................................. 19
5.11 Уничтожение информации.................................................................................................................... 19
5.12 Резервное копирование и восстановление системы......................................................................... 19
5.13 Техническая поддержка (maintenance) с и с т е м ы .............................................................................. 20
5.14 Безопасность и защ ита..........................................................................................................................20
5.15 Использование услуг, оказываемых по ко н тр а кту ............................................................................21
5.16 Автоматизация деловых операций (workflow)....................................................................................23
5.17 Отметки даты и врем ени....................................................................................................................... 23
5.18 Контроль в ерсий.....................................................................................................................................23
5.19 Поддержание документации в актуальном состоянии (maintenance of documentation)................24
6 Ключевые технологические вопросы (enabling technologies)................................................................... 25
6.1 Общие положения.....................................................................................................................................25
6.2 Руководство по системе (system description manual)............................................................................25
6.3 Выбор носителей информации и подсистемы хранения (storage media and sub-system
considerations).......................................................................................................................................... 25
6.4 Уровни доступа.......................................................................................................................................... 26
6.5 Контроль целостности системы (system integrity checks)................................................................... 26
6.6 Обработка графических образов............................................................................................................ 27
6.7 Методы сжатия................................................................. 28
6.8 Разделение формы и введенной информации, «снятие» формы (form overlays and form
re m o v a l)...................................................................................... 29
6.9 Факторы окружающей среды (environmental considerations).............................................................. 29
6.10 Миграция.................................................................................................................................................. 29
6.11 Удаление и/или уничтожение (expungement) информации..............................................................29
7 Контроль информации (audit tr a ils )...............................................................................................................30
7.1 Общие положения.....................................................................................................................................30
7.2 Контрольная информация по с и с т е м е ................................................................................................. 32
7.3 Контрольная информация, относящаяся к сохраняемой информации........................................... 33
Приложение ДА (справочное) Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов
ссылочным национальным стандартам Российской Ф е де р а ц ии...................................35
Библиография........................................................................................................................................................36
ill4
Страница 4
ГОСТ Р 54471—2011/ISO/TR 15801:2009
Введение
Настоящий стандарт содержит описание рекомендуемой практики электронного хранения дело
вой и иной информации в электронной форме. Выполнение приведенных рекомендаций полезно для
организации даже когда достоверность хранимой информации не оспаривается.
Информация в виде цифровых объектов берет свое начало из многих источников. Настоящий стан
дарт применим к электронным объектам в любой форме, от традиционных отсканированных графичес
ких образов, электронных таблиц и подготовленных в текстовых редакторах документов и до более
«современных» форм, таких как электронная почта, веб-контент, мгновенные сообщения, файлы черте
жей. подготовленных в системах автоматизированного проектирования, блоги, вики и т. д.
Пользователи настоящего стандарта должны понимать, что реализация данных рекомендаций не
обеспечивает автоматической приемлемости электронной информации в качестве доказательств. В тех
случаях, когда электронная информация может потребоваться в суде, применяющим настоящий стан
дарт лицам и организациям рекомендуется обратиться за юридической консультацией, чтобы уточнить,
какие именно законодательные и нормативные требования на них распространяются.
В стандарте описаны меры и средства, с помощью которых в любое время можно продемонстриро
вать. что контент конкретного электронного объекта, созданного или существующего в компьютерной
системе, не изменился с момента его создания в этой системе или с момента импорта в нее.
Независимо от того, каким был оригинальный формат информации, можно будет доказать, что
сохраненная в надежной системе информация надежно и устойчиво воспроизводится и что она точно,
без каких-либо существенных изменений, отражает то, что было первоначально сохранено.
В тех случаях, когда на законных основаниях возможна подготовка других версий информации
(например, новой редакции договора), новые версии рассматриваются как новые электронные объекты.
Такой же подход может применяться и тогда, когда в среде автоматизации деловых процессов
(workflow-среде) в документ вносятся существенные изменения.
Системы управления информацией могут хранить в электронном виде как информацию, таки доку
менты (в соответствии сопределением. приведенным в ГОСТ Р ИС0 15489-1). Настоящий стандарт опи
сывает меры и средства, позволяющие сохранять все виды электронной информации надежным и
заслуживающим доверия образом. В случае хранения документов требования настоящего стандарта
могут использоваться совместно с требованиями ГОСТ Р И С 0 15489-1 с тем. чтобы обеспечить согласо
ванность использования описанных в стандарте политик и процедур с предусмотренными в стандарте
ГОСТ РИСО 15489-1.
Пользователям следует применять настоящий стандарт совместно с законами, нормативными
правовыми актами и иными документами, устанавливающими обязательные для исполнения требова
ния на федеральном, региональном, муниципальном и отраслевом уровнях.
IVПоказаны первые 4 из 42
История статуса
Подтверждённых событий пока нет.