ГОСТ Р 54989-2012

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО

                            ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ




                                  НАЦИОНАЛЬНЫЙ                   ГОСТР
                                     СТАНДАРТ
                                                                 54989   —

                                   РОССИЙСКОЙ
                                    ФЕДЕРАЦИИ
                                                                 2012/
                                                                 ISO/TR 18492:2005




                     ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОЛГОВРЕМЕННОЙ
                 СОХРАННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

                                          ISO/TR 18492:2005
                    Long-term preservation of electronic document-based information
                                                  (IDT)




                                          Издание официальное




                                                    Москва
                                                Стандартинформ
                                                     2013




гидроиспытания

ГОСТ Р 54989— 2012/lSOrrR 18492:2005


                                        Предисловие

      Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом
от 27 декабря 2002 г. No 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных
стандартов Российской Федерации — ГОСТ Р 1.0— 2004 «Стандартизация в Российской Федерации.
Основные положения»

     Сведения о стандарте

     1 ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью «Электронные Офисные Сис­
темы (проектирование и внедрение)» на основе собственного аутентичного перевода на русский язык
технического отчета, указанного в пункте 4

     2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка
жизненного цикла изделий»

     3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии от 17 сентября 2012 г. No 325-ст

      4 Настоящий стандарт идентичен техническому отчету ИСО/ТО 18492:2005 «Обеспечение дол­
говременной сохранности электронных документов» (ISO/TR 18492:2005 «Long-term preservation of
electronic document-based information»).
      При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных между­
народных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведе­
ния о которых приведены в дополнительном приложении ДА

     5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ



      Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваомом
информационном указателе «Национальные стандарты». а текст изменений и поправок в ежеме­
сячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты». В случав пересмотра
(замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликова­
но в ежемесячно издаваомом информационном указателе «Национальные стандарты». Соответ­
ствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе
общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регули­
рованию и метрологии в сети Интернет




                                                                        © Стандартинформ, 2013

     Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и рас­
пространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническо­
му регулированию и метрологии

ГОСТ Р 54989—2012/ISO/TR 18492:2005

                                                                     Содержание

1 Область применения......................................................................................................................................... 1
2 Нормативные ссылки......................................................................................................................................... 1
3 Термины и определения...................................................................................................................................2
4 Обозначения и сокращ ения.............................................................................................................................2
5 Долговременная сохранность......................................................................................................................... 3
   5.1 Общие положения...................................................................................................................................... 3
    5.2 Цели стратегии обеспечения долговременной сохранности.............................................................. 3
        5.2.1 Общие положения ..........................................................................................................................3
           5.2.2 Читаемость электронных д о кум е н то в....................................................................................... 3
           5.2.3 Интерпретируемость электронных докум ентов....................................................................... 4
           5.2.4 Идентифицируемость электронных документов....................................................................... 4
           5.2.5 Доступность электронных документов.......................................................................................4
           5.2.6 Понятность электронных документов.......................................................................................... 5
      5.2.7 Аутентичность электронных документов....................................................................................5
6 Элементы стратегии долговременной сохранности.................................................................................. 6
    6.1 Общие положения......................................................................................................................................6
    6.2 Обновление носителей............................................................................................................................ 6
        6.2.1 Общие положения......................................................................................................................... 6
           6.2.2 Переформатирование электронных д о кум ен тов.....................................................................7
           6.2.3 Копирование электронных документов....................................................................................... 8
    6.3 Метаданные............................................................................................................................................... 9
        6.3.1 Общие положения ..........................................................................................................................9
           6.3.2 Взаимная совместимость (интероперабельность) метаданны х........................................... 9
    6.4 Миграция электронных докум ентов.......................................................................................................9
        6.4.1 Общие положения......................................................................................................................... 9
           6.4.2 Зависимость от программного обеспечения...........................................................................10
           6.4.3 Обновление программного обеспечения и инсталляция нового программного
           обеспечения .............................................................................................................................................10
           6.4.4 Миграция в стандартные ф орм аты .......................................................................................... 11
      6.4.5 Миграция электронных документов из унаследованных информационных систем . . . 11
7 Разработка стратегии долговременной сохранности............................................................................... 12
    7.1 Политика обеспечения долговременной сохранности.................................................................... 12
    7.2 Контроль качества................................................................................................................................... 13
    7.3 Безопасность............................................................................................................................................ 13
           7.3.1 Общие п о л о ж е ни я ...................................................................................................................... 13
           7.3.2 Управление доступом при помощи программных с р е д с т в ..................................................13
           7.3.3 Управление физическим д о ступо м ...........................................................................................13
           7.3.4 Защита от утраты..........................................................................................................................13
           7.3.5 Политика обеспечения безопасности....................................................................................... 14
  7.4 Контроль и мониторинг климатических условий................................................................................. 14
Приложение А   (справочное) Национальные программы обеспечения сохранности электронных
               документов и другие публикации....................................................................................... 15
Приложение ДА (справочное) Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов
              и документов ссылочным национальным стандартам Российской Федерации . . . 17
                                                                                                                                                                   in

ГОСТ Р 54989— 2012/lSOrrR 18492:2005

                                          Введение

      Международная организация по стандартизации ИСО (International Organization for
Standardization, ISO) является всемирным объединением национальных органов по стандартизации
(организаций — членов ИСО). Подготовка международных стандартов обычно ведется в технических
комитетах ИСО. Каждая организация — член ИСО имеет право быть представленной в тех технических
комитетах, тематика которых представляет для нее интерес. Вместе с ИСО в этой работе также прини­
мают участие международные правительственные и неправительственные организации. ИСО тесно
сотрудничает с Международной электротехнической комиссией (МЭК — International Electrotechnical
Commission. IEC) по всем вопросам стандартизации в области электротехники.
      Международные стандарты разрабатываются в соответствии с правилами, установленными в
части 2 директив ИСО/МЭК.
      Основной задачей технических комитетов является подготовка международных стандартов.
Одобренные техническими комитетами проекты стандартов рассылаются организациям — членам
ИСО на голосование. Для публикации в качестве международного стандарта проект должен быть одоб­
рен не менее чем 75 % организаций — членов ИСО. принявших участие в голосовании.
      В исключительных случаях, когда технический комитет собрал материалы, отличающиеся от тех,
которые обычно публикуются в качестве международного стандарта (например, отражающие текущее
состояние дел по соответствующему вопросу), комитет может большинством голосов своих членов
принять решение о публикации технического отчета. По своей природе технический отчет носит чисто
информативный характер, и его пересмотр не требуется до тех пор. пока содержащиеся в нем сведе­
ния не потеряют свою актуальность и полезность.
      Следует иметь в виду, что некоторые элементы данного документа могут объектами патентных
прав. ИСО не несет ответственности за установление подлинности таких патентных прав.
      Технический отчет ИСО/ТО 18492 был подготовлен подкомитетом SC 3 по общим вопросам тех­
нического комитета ИСО ТС 171 «Прикладные системы создания и хранения документов» (Document
management applications).
      Обеспечение долговременной сохранности аутентичной электронной неструктурированной или
слабоструктурированной документированной информации (electronic document-based information,
далее по тексту — документов) — проблема, которую приходится решать в различных сферах дея­
тельности. таких как архивное дело, управление информацией и документами, электронная коммер­
ция. электронное государственное управление и разработка технологий. Решение данной проблемы
осложняется тем. что организации и отдельные лица, на которых возложена ответственность за обес­
печение долговременного доступа к аутентичным электронным документам, используют для достиже­
ния этой цели различные стратегии.
      Несмотря на явную потребность в решении проблемы обеспечения долговременного доступа к
аутентичным электронным документам в настоящее время отсутствуют согласованные международ­
ные рекомендации по этому вопросу. Как следствие, применяются различные, порой не совместимые
между собой методы, что создает для организаций серьезные проблемы, связанные с доступностью
и/или аутентичностью сохраняемых электронных документов.
      Признавая универсальную проблему технологического устаревания компьютерного оборудова­
ния и программного обеспечения, а также ограниченный срок службы цифровых носителей информа­
ции. данный стандарт содержит рекомендации организациям — хранителям информации (storage
repositories, далее по тексту — хранители информации) по поддержанию аутентичных электронных
документов, сохраняемых для использования в будущем, и по обеспечению доступа к ним.
      Цель настоящего стандарта — предложить четкую концепцию для разработки стратегий и хоро­
ших практик, применимых к широкому спектру электронных документов государственного и частного
секторов для обеспечения их долговременной доступности и аутентичности.




IV