ГОСТ Р 55681-2013

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО

                                       ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ




                                                 НАЦИОНАЛЬНЫЙ                ГО С ТР
                                                    СТАНДАРТ
                                                  РОССИЙСКОЙ
                                                                             55681 —
                                                   ФЕДЕРАЦИИ                 2013/
                                                                             ISO/TR 26122:
                                                                             2008




                                         Информация и документация

                                       АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ РАБОТЫ
                                С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
                                                  (ISO/TR 26122:2008, ЮТ)




                                                    Издание официальное




                                                               Москва
                                                           Стандартикформ
                                                                2020




строительно техническая экспертиза

ГОСТ Р 55681—2013


                                       Предисловие
     1 ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью «Электронные Офисные Систе­
мы (проектирование и внедрение)» на основе собственного перевода на русский язык англоязычной
версии документаа. указанного в пункте 4
     2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жиз­
ненного цикла изделий»
     3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому ре­
гулированию и метрологии от 31 октября 2013 г. N9 1303-ст
     4 Настоящий стандарт идентичен документу ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация.
Анализ процессов работы с точки зрения управления документами» (ISO/TR 26122:2008 «Information
and documentation — Work process analysis for records», IDT).
     При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных между­
народных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в
дополнительном приложении ДА
     5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
     6 ИЗДАНИЕ (февраль 2020 г.) с Поправкой (ИУС 2—2015)




     Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федвралыюго закона
от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации и. Информация об изме­
нениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего
года) информационном указателе «Национальные стандарты». а официальный текст измене­
ний и поправок — в ежемесяч1ю м информационном указателе «Национальные стандарты». В слу­
чае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление
будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Националь­
ные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также
в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агент­
ства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gosl.nj)




                                                         © ISO, 2008 — Все права сохраняются
                                                    © Стандартинформ. оформление. 2014. 2020

     Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и рас­
пространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническо­
му регулированию и метрологии
II

ГОСТ Р 55681—2013


                                                                    Содержание
1 Область применения......................................................................................................................................... 1
2 Нормативные ссы лки.........................................................................................................................................1
3 Термины и определения .................................................................................................................................. 2
4 Проведение анализа рабочих процессов .....................................................................................................2
5 Анализ контекста...............................................................................................................................................4
6 Функциональный а н а л и з......................                                                                                                               6
7 Последовательный анализ (sequential analys«s)..........................................                                                 7
8 Проверка результатов анализа рабочих процессов их участниками.......................................................12
Приложение ДА (справочное) Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов
               национальным стандартам...................................................................................................14

ГОСТ Р 55681—2013


                                           Введение
      Все организации, независимо от их размера и характера их деловой деятельности, существуют
и действуют для достижения определенных целей и решения определенных задач. Чтобы выполнить
свои специфические задачи, каждая организация устанавливает и применяет соответствующие рабо­
чие процессы, вместе образующие деловую деятельность организации.
      Каждая организация в ходе рабочих процессов создает документы. Эти документы являются до­
казательствами. подтверждающими цели и задачи организации, ее решения и действия. Чтобы полно­
стью понимать характер таких деловых документов, необходимо понимать рабочие процессы, в ходе
которых эти документы были созданы. Понимание рабочих процессов также может быть использовано
для определения того, какие документы следует создать по ходу рабочих процессов, и для управления
этими документами во времени как активами организации.
     Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами проводится с целью опреде­
ления требований к созданию, захвату и управлению документами. В ого рамках описывается и анали­
зируется то, что происходит при выполнении определенных деловых функций в конкретном деловом
контексте. Такой анализ не может проводиться чисто абстрактно, и его результаты зависят от точности
собираемой информации и от основательного понимания контекста деятельности организации и ее
миссии.
      Настоящий стандарт предназначен:
     - для специалистов по управлению документами (либо лиц. которым в организации поручено
управление документами), ответственных за создание и управление документами как в деловых систе­
мах. так и в специализированных программных приложениях для управления документами.
     - для системных/бизнос-аналитиков. отвечающих за проектирование деловых процессов и/или
систем, в рамках которых будет осуществляться создание документов или управление ими.
     Для целей настоящего стандарта анализ рабочих процессов включает в себя:
     a) выявление взаимосвязей между рабочими процессами и их деловым контекстом.
      b ) выявление взаимосвязей между рабочими процессами и регламентирующими их применение
правилами (которые определяются соответствующей нормативно-правовой средой);
     c) иерархическую декомпозицию рабочих процессов на компоненты или составные части; а также
     d) выявление взаимосвязей (sequential interdependence) между отдельными рабочими процесса­
ми и/или отдельными транзакциями, в том числе их последовательности.
     Анализ рабочих процессов в интересах создания документов и управления ими позволяет;
      - обеспечить четкое выявление требований к созданию документов, способствуя автоматизации
захвата и управления документами по мере выполнения работ; а также
      - определить следующие из делового контекста взаимосвязи между документами, способствуя
их логической организации и группировке и тем самым обеспечивая на основе знаний о деловой дея­
тельности четкое документирование рабочих процессов, а также упрощая поиск, хранение в течение
установленных сроков и уничтожение документов либо их передачу на архивное хранение.
     Анализ рабочих процессов способствует интеграции захвата документов в эти процессы по ходу
выполнения работ. Примерами рабочих процессов, в которых создание документов, как правило, ин­
тегрировано с обработкой транзакций, могут служить обработка заказов и счетов, выплата заработной
платы, управление активами, управление запасами, функционирование системы менеджмента каче­
ства и управление договорами. Интеграция документационных процессов в протоколы автоматиза­
ции. применяемые в отношении рабочих процессов, обеспечивает систематическое создание, захват
и управление документами организации в соответствующих деловых системах.




IV