ГОСТ 2.501-88

ГОСТ 2 .5 0 1 - 8 8



                       М Е Ж Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й          С Т А Н Д А Р Т




                          Единая система конструкторской документации

                              ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ


                                           Издание официальное




                                                    Ноем*
                                                 Стм ц н и|фо|1>1
                                                      ЮМ




сертификат на кирпич

Поправка к ГО СТ 2 .5 0 1 — 88 Единая система конструкторской докумен­
тации. Правила учета и хранения

  В каком месте            Напечатано                       Должно быть

   Пункт 2.8          П одлинники к о н ст­            Подлинники конструк­
                  рукторских документов в          торских документов в бу­
                  бумажной форме следует           мажной форме следует
                  хранить неформатно в п о­        хранить по классификаци­
                  рядке возрастан ия о б о ­       он ны м характеристикам
                  зн ач ен и й д оку м ен то в в   (гр у п п и р о в к ам ) н е ф о р ­
                  пределах каждого ф орм а­        матно в порядке возраста­
                  та и кода предп ри яти я-        ния о б о зн ач ен и й до ку ­
                  разработчика.                    ментов в пределах каждо­
                      Д опускается хранить         го формата и кода пред­
                  подлинники по возраста­          приятия-разработчика.
                  нию обозначений до ку ­              Д оп ускается хранить
                  ментов в пределах изделия        подлинники без учета
                  без учета форматов.              форматов.


                           (МУС. № 4 2009 г.)

УДК 65.012:002:006.354                                                                                    Группа Т52

М    Е   Ж   Г   О   С     У   Д    А   Р    С   Т   В   Е   Н      Н   Ы   Й         С Т А Н Д А Р Т



                 Единая система конструкторской документации

                         ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ                                           ГОСТ
                         Unjficd system for design documentation.
                                                                                          2 .5 0 1 -8 8
                               Registration and storage rules

М К С 01.110
О К С Т У 0002

                                                                                            Дата введения 01.01,89


     Настоящий стандарт устанавливает общие требования по учету и хранению конструкторских и
технологических документов (далее - документы), выполненных в бумажной и электронной фор­
мах, изделий всех отраслей промышленности.
     На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особеннос­
ти учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема доку­
ментации и условий документооборота.
     (Измененная редакция, Изм. № I).

                                            1. ОБЩ ИЕ ТРЕБОВАНИЯ

     1.1. Складывание копий документов в бумажной форме производят в соответствии с прило­
жением 1.
     1.2. Все имеющиеся на предприятии1* подлинники, дубликаты и копии документов (да­
лее — подлинники, дубликаты и копии) подлежат учету и хранению в соответствии с разд. 2 и при­
ложением 2*7К
     1.1, 1.2. (Измененная редакция, Изм. № 1).
     1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и элек­
тронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следу­
ющие правила:
     - конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;
     - снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке элек­
тронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами (подлинни­
ками. дубликатами, копиями);
     -для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий
электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств
вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными
подписями уполномоченных лиц. после чего они приобретают тот же статус, что и электронные
документы, с которых они получены;
     - преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2
ГОСТ 2.102;

      11 Под предприятием следует понимать предприятие или организацию.
      *' Знаком «♦» отмечены пункты стандарта, к которым даны комментарии в приложении 5.


Издание официальное                                                                       Псреиечагка воспрещена
         ★
                                                                                © Издательство стандартов. 19X8
                                                                                     €> Стандартннформ, 2008

С. 2 ГОСТ 2.501-88

    - документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответству­
ющие ссылки друг на друга;
    - взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.
    (Введем дополнительно, Изм. № 1).

                            2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

     2.1. Подлинники, выполненные в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть
пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, не­
четкости текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ 2.102 и
ГОСТ 13.1.002.
     Подпинники электронных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать
требованиям ГОСТ 2.051.
      П р и м е ч а н и е . На конкретное изделие выполняется только один комплект подлинников конструк­
торских документов. которые должны храниться на прсдприятии-разработчикс или на прелнриятии-изготови-
теде по их договоренности*.
     2.2. При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:
     1) комплектность конструкторских документов в соответствии со спецификациями, ведомос­
тями электронных документов или другими документами, в которых перечислены сдаваемые под­
линники;
     2) комплектность технологических документов в соответствии с маршрутной картой или дру­
гими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
     3) наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат.
Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль,
не допускается*.
     2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают). При регистрации за­
полняют следующие реквизиты:
     - инвентарный номер документа;
     - дата регистрации;
     - обозначение документа;
     - наименование;
     - число листов в документе;
     - формат документа по ГОСТ 2.301;
     - кем выпущен документ;
     - подпись о приемке документа на хранение;
     - примечание (при необходимости).
     Регистрация может быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизирован­
ным способом (вручную). При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют в инвен­
тарной книге подлинников по форме 1 в соответствии с приложением 3. При автоматизированной
регистрации — инвентарную книгу выполняют в электронной форме.
     2.4. Каждому подлиннику документа присваивают один инвентарный номер*.
     2.1—2.4. (Измененная редакция, Изм. № 1).
     2.5. Инвентарные книги для регистрации подлинников и поступающих от других предприя­
тий дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного
производства.
     Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и
технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизели, вагоны,
тракторы, турбины и т. д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться.
     2.6. Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены и соответствующие
графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме или зане­
сены соответствующие реквизиты в электронный документ.
     2.7. По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его
движения (изготовление и учет копий, изменение, применяемость). Учет движения подлинников
осушесталяют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по
формам 2. 2а. 26 и 2в приложения 3.
     Для проектной документации, документации вспомогательного производства и единичного
производства допускается карточки учета не составлять.