ГОСТ 24.402-80

ГОСТ 24.402-80


                       М Е Ж Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й       С Т А Н Д А Р Т




                          СИСТЕМА ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ НА АСУ


                            УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ


                                           Издание официальное




кружево на коклюшках

УДК 65.011.56:681.3:002:006.354                                                                          Группа Т52


  М Е Ж Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й                                                 С Т А Н Д А Р Т


                      Система технической документации на АСУ

                        УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ                                               ГОСТ
                                                                                              2 4 .4 0 2 - 8 0
               System o f technical documentation lor computer control systems.
                                Registration, storage and access

MKC 01.110
      25.040


IIостановлен нем    Государственною     комитета    СССР    no стандартам     от     14.05.80 № 2102 дата введения
установлена
                                                                                                             01.01.81



     Настоящий стандарт распространяется на техническую документацию на автоматизированные
системы управления (АСУ) и устанавливает правила учета, хранения и обращения документов, пере­
чень которых определен ГОСТ 34.201—89.
     Стандарт не распространяется на перфокарты, перфоленты и магнитные носители данных, явля­
ющиеся составной частью АСУ.
     (Измененная редакция, Изм. № 2).

                                           1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

      1.1. Учет, хранение и обращение документов на АСУ выполняют по ГОСТ 2.501—88 с учетом
требований настоящего стандарта, государственных стандартов других систем документации и Единой
государственной системы, делопроизводства, распространяющихся па отдельные документы, разрабо­
танные при создании АСУ.
      1.2. Документы на АСУ в зависимости от способа их выполнения и характера использования
подразделяют на:
      - документы, выполненные в форме, визуально воспринимаемой человеком, на бумажных носи­
телях. удостоверенные подписями, печатями и т. д. — на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии
(в соответствии с ГОСТ 2.102—68);
      - документы, выполненные на перфокартах и перфолентах (далее — на перфоносителях) — на
подлинники, контрольные копии, дубликаты, копии (по РД 50—54—76—88). и должны соответство­
вать ГОСТ 6.10.4-84;
      - документы, выполненные на магнитных носителях данных — на подлинники, дубликаты,
копии (по ГОСТ 6.10.4—84). и должны соответствовать ГОСТ 6.10.4—84.
      (Измененная редакция, Изм. № 2).
      1.3. Учет и хранение подлинников должна осуществлять организация (предприятие) — держатель
подлинника.
      1.4. Полный комплект документов на АСУ, перечень которых установлен ГОСТ 34.201—89,
подлежит, как правило, хранению в одной из организаций (предприятий) — участников создания
АСУ.

Издание официальное                                                               Перепечатка воспрещена
     *
               Никите (шахъ 2009г.) с Ч ленениям и А1‘ /. 2. утвержекнншш « августе 1985 г.,
                                    ноябре 1987г. (ИУС 11-85. 2 -8 8 )


                                                                                  © Издательство стандартов. 1980
                                                                                   © СТАНДАРТИНФОРМ. 2009

ГОСТ 2 4 .4 0 2 -8 0 С. 2

      Каждый из документов, входящих в полный комплект, может быть представлен в нем подлин­
ником или дубликатом.
     (Измененная редакция, Изм. № 2).
      1.5.       Учет, хранение и обращение документов, выполненных на машинных носителях данных
(магнитных и перфоносителях), должна осуществлять специальная служба хранения, входящая в сос­
тав ОТД (БТД), снабженная хранилищами и рабочими помещениями, предназначенными для обработ­
ки, акклиматизации, приема-выдачи документов, выполненных на машинных носителях данных, а
также имеющая оборудование, обеспечивающее сохранность документов: стеллажи, шкафы, конт­
рольно-измерительные приборы, фиксирующие параметры воздушной среды в хранилище: температу­
ру воздуха, содержание пыли, влажность, содержание вредных газов и примесей в воздухе, напряжен­
ность магнитных полей и т. д.
     Допускается включать данную службу хранения в состав других подразделений предприятия
(организации).
     (Введен дополнительно, Изм. № 2).

                                  2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА

      2.1. Для регистрации документов и присвоения им инвентарных номеров должны быть исполь­
зованы инвентарные книги по форме 1 ГОСТ 2.501—88. Инвентарные книги подразделяют на:
      - книги подлинников ( И КП);
      - книги копий (ИКК) документов, выполненных другими организациями;
      - книги дубликатов (ИКД).
      Каждому виду инвентарных книг присваивают свои порядковые номера.
      2.2. Учет документов, внесенных в инвентарные книги, следует проводить при помощи карто­
чек учета документов, выполненных по формам 2, 2а, 26, 2в ГОСТ 2.501—88. В карточке учета
документов допускается увеличивать вертикальный размер граф «Индекс предприятия», «Продол­
жение на листе*, «Наименование» и «Обозначение» на 20 мм за счет уменьшения количества строк
табличной части.
      2.3. Карточки учета документов устанавливают в специальных ящиках картотеки. Их укомплек­
товывают по наименованиям АСУ и разделяют специальными разделителями. Карточки учета доку­
ментов по каждой АСУ устанавливают в порядке возрастания обозначений документов.
      2.4. Подлинники перелают на хранение несброшюрованными непосредственно из подразделе­
ния, осуществляющего нормоконтроль документов. При приемке подлинников сотрудник отдела
(бюро) технической документации проверяет:
      - пригодность их для хранения, многократного снятия копий, микрофильмирования (отсут­
ствие прорывов, подклеек, протертых мест, пятен, достаточная контрастность текста);
      - наличие необходимых подписей и дат;
      - комплектность документации в соответствии с ведомостями и спецификациями, в которых
перечислены сдаваемые подлинники;
      - наличие всех листов подлинника, включая приложения.
      2.5. Одновременное регистрацией в И КП заполняют графы учета на листах подлинника. Каж­
дому учтенному подлиннику присваивают один инвентарный номер независимо от количества ли­
стов.
      Допускается заполнять графы учета только на титульном и заглавном листах документа.
      2.6. При учете восстановленного подлинника в графе «Примечание» ИКП делают отметку «Вос­
становлен, дата и подпись сотрудника*, в карточке учета документов к инвентарному номеру под­
линника добавляют индекс «В*.
      2.7. При приемке на хранение дубликатов проверяют пригодность их для многократного снятия
копий, наличие всех листов в соответствии с сопроводительной документацией.
      2.8. Дубликаты в организации-дублере следует учитывать по ИКД. В графе «Примечание» учи­
тывают организацию (предприятие) — держатель подлинника.
      2.9. Дубликаты в организации (на предприятии) — держателе подлинника подтежат обязатель­
ному учету в карточке учета документов, состаагенной на соответствующий подлинник. В графе
«Абоненты» проставляют наименование организации-дублера, в графе «Дата» - дату отправки дуб­
ликата, в графе «Кол. экз.» — количество экземпляров и номер отправленного дубликата. Этот же

С. 3 ГОСТ 2 4 .4 0 2 - 80

номер проставляют на каждом листе дубликата (желательно на пате для подшивки) вместе с индексом
«Д», например «Д1*.
      2.10. Копии документов, поступившие из других организаций, следует регистрировать в ИКК.
при этом в графе «Кем выпушен* указывают наименование организации-разработчика. Инвентарный
номер, номер экземпляра, дату регистрации, подпись сотрудника проставляют на первом листе копии
документа.
      2.11. В приложении I даны примеры заполнения карточек учета документов, составленных на
подлинник, дубликат, учтенную копию документа.
      (Измененная редакция, Изм. № 2).
      2.12. Текст документа, выполненного на машинном носителе данных, должен начинаться с запи­
си информации из основной надписи в соответствии с РД 50—54—76—88 и стандартами ЕСПД.
      2.13. На каждый поступивший в ОТД (БТД) машиночитаемый документ следует заводить учет­
ную карточку (приложение 2).
      2.14. Машиночитаемые документы должны приниматься службой хранения ОТД (БТД) и выда­
ваться из нее с записью в журнале приема-выдачи машиночитаемых документов (приложение 3).
      2.15. Аннулирование машиночитаемых документов следует оформлять актом об аннулировании
машиночитаемого документа (приложение 4). который должен утверждаться руководителем предприя­
тия (организации), в состав которого входит О'ГД (Б'ГД).
      2.12—2.15. (Введены дополнительно, Изм. № 2).

                                3. ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ

      3.1. Хранению в отделе (бюро) технической документации подлежат только учтенные доку менты.
      3.2. Помещение хранилища должно иметь специальные условия для обеспечения сохраняемости
документов и пригодности их для тиражирования, устанавливаемые нормами и правилами Главного
архивного управления при Совете Министров СССР.
      3.3. Хранилище должно быть оборудовано специальными стеллажами, шкафами для размещения
документов в соответствии с ГОСТ 7.50—2002.
     Документы следует хранить раздельно:
      подлинники (в том числе восстановленные); дубликаты: контрольные копни: рабочие копии;
копни документов других организаций; документы и отдельные листы документов, аннулированные
по извещениям.
     Документы располагают в порядке возрастания инвентарных номеров или по принадлежности к
АСУ.
      (Измененная редакция, Изм. № 2).
      3.4. Подлинники и дубликаты следует хранить несброшюрованными. Подлинники и дубликаты,
выполненные на бумаге, кальке, рекомендуется хранить в папках с клапанами, папки устанавливают
в вертикальном положении на стеллажах (шкафах). В документе, выполненном, в основном, на листах
формата А4 по ГОСТ 2.301-68, отдельные листы формата АЗ и более допускается складывать по
размеру формата А4.
      Папки должны иметь этикетки, на которых помешают сведения, необходимые для поиска доку­
мента (инвешарный номер, наименование АСУ, обозначение документа идр.).
      3.5. Копии следует хранить переплетенными, листы формата АЗ и более должны быть стожены по
размеру формата Л4.
     Допускается изготовлять уменьшенные дубликаты и копии документов по отношению к под­
линнику при условии соответствия их требованиям ГОСТ 2.301—68, ГОСТ 13.1.003—83 и возмож­
ности внесения изменений. На дубликатах и копиях документов, изготовленных с изменением мас­
штаба, на свободном поле в левом нижнем углу первого листа (страницы) дубликата, копии дол­
жен быть поставлен штамп размером 15x60 мм, высотой шрифта 3 мм — «масштаб изображения
изменен».
      3.4, 3.5. (Измененная редакция, Изм. Ле I).
      3.6. Передача подлинников (дубликатов) в специализированный фонд (фонд алгоритмов, про­
грамм и др.) должна быть оформлена актом.
      3.7. Документ, выполненный на машинном носителе, должен приниматься службой хранения
О'ГД (БТД) вместе с листом утверждения, выполненным в соответствии с ГОСТ 19.104—78.