ГОСТ 6.10.4-84

Группа Т54


                         М Е Ж Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н                                     Ы    Й      С Т А Н Д А Р Т

                                          Унифицированные системы документации
                              ПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТАМ
                              НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЕ,                                               ГОСТ
                          СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ                                      6 .1 0 .4 —84
                                                      Основные положения
                            Unified systems o f documentation. Conferment o f legal force to documents
                                 on software and machinogrammc created by computers. General
                         ОКСТУ 0006

                         Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 г. № 3549 срок ввслсиня
                         установлен
                                                                                                                    с 01.07.87


                              Настоящий стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придаю­
                         щих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым сред­
                         ствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы.
                              Настоящий стандарт обязателен для всех предприятий, организаций и учреждений (далее —
                         организаций), осуществляющих информационный обмен документами на машинном носителе и
                         машинограммами.
                              На основе настоящего стандарта могут быть разработаны отраслевые стандарты и стандарты
                         предприятий с учетом особенностей применения документов на машинном носителе и машино­
                         граммы как между организациями, так и при использовании непосредственно в организации.

                                                                 1. ОБЩ ИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
                              1.1. Документ на машинном носителе должен быть записан, нзготоатен и размечем в соответ­
                         ствии с требованиями ГОСТ 6.10.1—88*. ГОСТ 6.10.3-83, ГОСТ 8303-93, ГОСТ 19768-93,
                         ГОСТ 20731-86, ГОСТ 25465-95, ГОСТ 25752-83, ГОСТ 25764-83, ОСТ 24.958.01-84 -
                         ОСТ 24.958.74—84, F 50-54-76—88, а информация закодирована в соответствии с общесоюзными
                         классификаторами технико-экономической информации. Мри отсутствии в общесоюзных класси­
                         фикаторах необходимой информации допускается применять коды зарегистрированных межотрас­
                         левых и отраслевых классификаторов.
                              1.2. Машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов
                         на унифицированные системы документации.
                              1.3. Документ на машинном носителе и машинограмму следует применять только при наличии
                         соответствующих решений министерств, ведомств.
                              1.4. Транспортирование (передача, пересылка и т. д.) документа на машинном носителе и
                         машинограммы должно осуществляться с сопроводительным письмом, оформленным по
                         ГОСТ 6.38—904*. Образец сопроводительного письма приведен в приложении.
                              1.5. Документ на машинном носителе и машинограмма приобретают юридическую силу после
                         выполнения требований настоящего стандарта и подписания сопроводительного письма.
                              1.6. Запись документа на машинном носителе и создание машинограммы должны произво­
                         диться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по
                         каналам связи от автоматических регистрирующих устройств или в процессе автоматизированного
                         решения задач.


                               * Утратил силу на территории Российской Федерации.
                              ** На территории Российской Фсдераци действует ГОСТ Р 6.30—97 (здесь и далее).



                         Издание официальное                                                                I и-рспечатка воспрещена
                                 ★                                        Переиздание.

                                                                                II




независимая экспертиза

С. 2 ГОСТ 6.10.4-84

     1.7.     По требованию организации-пользователя для визуального контроля документа, создан­
ного на машинном носителе, преобразуют его в человекочитаемую форму различными техничес­
кими средствами отображения данных (дисплеи, печатающие устройства и др.).

    2.  ТРЕБОВАНИЯ К РЕКВИЗИТАМ ДОКУМЕНТОВ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ
 И МАШИНОГРАММЫ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

     2.1. Документ на машинном носителе или машинограмма должны содержать следующие
обязательные реквизиты:
     наименование организации—создателя доку мента;
     местонахождение организации—создателя документа или почтовый адрес;
     наименование документа;
     дату изготовления документа;
     код липа, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или
машинограммы или. как правило, код лица, утвердившего документ.
     Г1 р и м с ч а н и с . По решению министерств и ведомств допускается использовать для отдельных
документов на машинном носителе и машинограмме дополнительные реквизит ы (номер телефона, телетайпа,
должность и фамилия лица, имеющего право удостоверять записанный на машинном носителе документ н
машинограмму и др.), отражающие специфику создания, использования и передачи этих документов.
     2.2. Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следует размещать способом,
позволяющим однозначно идентифицировать реквизит.
     2.3. Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размешать в соответствии с
требованиями государственных стандартов на унифицированные системы документации.
     2.4. Реквизиты «Наименование организации — создателя документа» должен быть записан в
следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору предприятий и
организаций (ОКНО)4 и наименование организации. Допускается применять установленные со­
кращенные наименования.
     Для организаций, не обладающих правами юридического лица, следует указывать код по
ОКНО той организации, которой они подчинены.
     2.5. Реквизит «Местонахождение организации—создателя документа* должен быть записан в
следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору «Система обозначе­
ний объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а
также населенных пунктов* (СОАТО) и наименование населенного пункта, где находится органи­
зация.
     2.6. Реквизит «Наименование документа* должен быть записан в следующем виде: идентифи­
кационный код и наименование формы документа по Общесоюзному классификатору управлен­
ческой документации (ОКУД)*4 для документов общесоюзного назначения или отраслевому (ве­
домственному), республиканскому классификатору управленческой документации — для
отраслевых (ведомственных), республиканских форм документов.
     2.7. Реквизит «Дата изготовления документа* должен быть записан в соответствии с требова­
ниями ГОСТ 6.38—90 и указано время записи документа, позволяющее идентифицировать ее с
машинным протоколом.
     2.8. Реквизит «Кол лица, ответственного за правильность изготовления документа на машин­
ном носителе или машинограммы» или «Код липа, утвердившего документ» должен быть записан
в следующем виде: идентификационный код и должность, фамилия лица, ответственного за
правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или лица,
утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в
организации—создателе документа на машинном носителе или изготовившей машинограмму, а
также должны быть созданы технические, программные средства и организационные условия,
исключающие возможность пользования чужими кодами.
     2.9. Организации, подпадающие под действие специальных положений, должны указывать
реквизиты, предусмотренные в пп. 2.4; 2.5 в соответствии с правилами этих положений.
     2.10. Порядок отбора, приема на хранение и выдачи потребителям документов на машинном
носителе и машинограммы, их аннулирования и уничтожения устанавливают министерства и
ведомства.

     * Данный реквизит должен быть увязан с требованиями ГОСТ 6.38—90.
   ** На территории Российской Федерации действует ОК 011—93.
                                                 12

ГОСТ 6.10.4-84 С. 3

 3. ПОДЛИННИКИ, ДУБЛИКАТЫ, КОПИИ ДОКУМЕНТА НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ
                         И МАШИНОГРАММЫ
     3.1. Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы,
полученные стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют
одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями настоящего
стандарта.
     3.2. Подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись
документа на машинном носителе и содержащая указание, что этот документ является пояаинни-
ком.
     Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычис­
лительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот
документ является подлинником.
     3.3. Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени,
аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что
эти документы яазяются дубликатами.
     Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени, аутентичные по
содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.
     3.4. Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы,
переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы
на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти
документы являются копиями.
     В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в
подлиннике документа на машинном носителе или машинограммы.
     На машинограмме, являющейся копией документа на машинном носителе, дополнительно
должны быть штамп или печать организации, осуществившей преобразование документа в челове­
кочитаемую форму, удостоверительную надпись и соответствующие подписи.

  4. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ
                          И МАШИНОГРАММУ
     4.1. Изменение подлинника документа на машинном носителе может производить только
организация—создатель документа с обязательной регистрацией содержания и основания измене­
ний и лица, ответственного за произведенные изменения.
     Регистрацию изменений осуществляет организация—создатель записи документа.
     4.2. Если в подлинник машинограммы вносят изменения, то на ней должны быть указаны
основания изменений, дата, время их внесения, должность и подпись должностного лица, сделав­
шего изменения, и ее расшифровка.
     4.3. Организация—создатель подлинника документа на машинном носителе или машинограм­
мы обязана известить организации—пользователи документа о всех изменениях направлением
сопроводительного письма, включающего информацию об изменениях и содержащего наряду с
указанием обязательных реквизитов согласно п. 2.1 следующие сведения:
     содержание изменений
     указание на основание изменений:
     время внесения изменений;
     подпись должностного лица.
     При необходимости в сопроводительном письме может быть проставлен штамп или печать
организации, создавшей подлинник документа на машинном носителе или машинограмму.
     4.4. Изменения в дубликат (копию) документа на машинном носителе или машинограммы,
находящихся у пользователя, вносят только на основании извещения организации—создателя
документа на машинном носителе или машинограммы.
     4.5. Измененный подлинник документа, а также дубликат и копии измененного документа
сохраняют юридическую силу, если изменения внесены с соблюдением требований настоящего
стандарта.




                                             13

С. 4 ГОСТ 6.10.4-84

                                                                                                       ПРИЛОЖЕНИЕ
                                                                                                       Справочное



                                                 ОБРАЗЕЦ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

                 Реквизиты организации—создателя                                                 Гриф ограничения
                 документа на машинном носителе                                                  доступа к документу
                 или машинограммы



                 Заголовок к тексту                                                                              Адресат

                      В соответствии с договором от 25.12.84 направляю Вам документы на машинных носителях, нключаюшис
                 следующие сведения:

                    №                 Заводской номер             Серийный номер тома
                    ini               магии гной ленты                                         Содержание тома

                     1           95 15734559                   У67890                     Выпуск продукции
                     2           95 12356789                   Р01234                     Реализация
                     3           95 14567385                   Т 15168                    Транспортировка

                          Приложение: магнитная л е т а — 3.


                          Наименование должности               Личная подпись             Расшифровка подписи


                      П р и м е ч а н и с. Сопроводительное письмо оформляют на бланке организации в соответствии с
                 требованиями ГОСТ 6.38—90.




                                                                         14
ГОСТ 6.10.4-84