ГОСТ 2.501-68

У Д К 62(084.11 )(083.74)                                                 Группа Т52

                 Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й             С Т А Н Д А Р Т       С О Ю З А      С С Р




                      Единая система конструкторской документации                     ГОСТ
                                П РАВИ Л А УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ                       2.501—68
                         Unified system for design documentation.
                               Registration and storage rules                          Взамен
                                                                                   ГО С Т 5302— 40




                 Утвержден Комитетом стандартов, м ер и измерительных приборов при Совето
                 Министров Сою за С С Р в декабре 1967 г. Срок введения установлен
                                                                                   с 1/1 1971 г.
                                    Н есоблю дение стандарта преследуется по закону

                    Настоящий стандарт устанавливает правила учета, хранения и
                 обращения конструкторской документации на изделия всех отрас­
                 лей промышленности.

                                                  1. ОБЩ ИЕ ТРЕБОВАНИЯ

                    1.1. Все имеющиеся на предприятии* подлинники, дубликаты и
                 копии конструкторских документов подлежат учету и хранению в
                 отделе технической документации (ОТД) или бюро технической до­
                 кументации (Б Т Д ) предприятия (приложение 1).
                    1.2. В случае утери или порчи конструкторского документа в
                 ОТД (БТД ) составляют соответствующий акт.
                    1.3. Организация служб и оборудование отделов (бюро) техни­
                 ческой документации, необходимость проведения экспертизы науч­
                 ной и практической ценности документов, а также сроки и режимы
                 их хранения, порядок отбора и передачи в государственные архивы
                 устанавливаются правилами и инструкциями Главного архивного
                 управления при Совете Министров СССР.

                                             2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

                    2.1.   Подлинники конструкторской документации в период разра­
                 ботки должны храниться в ОТД (БТД ) предприятий-разработчи-
                 ков, а в период серийного или массового преизводства — в ОТД
                 (БТД ) предприятий — изготовителей изделий (приложение 2 ).
                      * Под предприятием следует понимать предприятие или организацию.

                 Издание официальное                                           Перепечатка воспрещена
                         ★                      Переиздание. Октябрь 1973 г.
                                                                                                     3

кружевной шарф

Стр. 2 ГОСТ 2.501— 68


     2.2. Подлинники конструкторской документации, принимаемые
 на хранение, должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.102—68.
    2.3. При приеме подлинников сотрудник ОТД (БТД ) проверяет:
    пригодность их для хранения, многократного снятия копий и
 микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых
 мест, перегибов);
     наличие установленных подписей и дат. Принимать в ОТД
 (БТД ) на хранение конструкторскую документацию, не имеющую
подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается;
    комплектность конструкторской документации в соответствии со
спецификациями и другими документами, в которых перечислены
сдаваемые подлинники.
    2.4. Все подлинники, принятые на хранение в ОТД (Б Т Д ), ре­
гистрируются в инвентарной книге подлинников (форма 1 прило­
жения 3). Хранить в ОТД (БТД ) неучтенные подлинники не раз­
решается.
    2.5. При регистрации и учете подлинников, предназначенных
для двустороннего светокопирования, в инвентарной книге и в
карточке учета документов (формы 2, 2а, 26, 2в приложения 3)
указывают:
    количество сдвоенных листов (в числителе) и количество стра­
ниц (в знаменателе);
    формат сдвоенного листа (в числителе) и формат страниц (в
знаменателе).
    2.6. Одновременно с регистрацией подлинников (в инвентар­
ной книге) заполняют соответствующие графы учета, располо­
женные на поле для подшивки листа подлинника.
    2.7. Каждому принятому в ОТД (Б Т Д ) подлиннику докумен­
та присваивают один инвентарный номер независимо от количе­
ства листов.
    На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный
номер наносят на каждый лист.
    2.8. Инвентарные книги для регистрации подлинников и посту­
пающих от других предприятий дубликатов ведутся отдельно для
конструкторских документов на изделия основного производства
и конструкторских документов на изделия вспомогательного про­
изводства.
    Допускается вести отдельные инвентарные книги и по видам
производства (дизели, вагоны, тракторы, турбины и т. д.), при
этом инвентарные номера не должны повторяться.
    2.9. Каждой инвентарной книге присваивают порядковый но­
мер в пределах инвентарных книг данного вида.
    2.10. Учет подлинников должен производиться на карточках
учета. На каждый конструкторский документ, которому присваи­
вают инвентарный номер, необходимо составлять отдельную кар­
точку учета.
 4

ГОСТ 2.501— 68 Стр. 3


     Для проектной документации, документации вспомогательного
и индивидуального производства разрешается карточки учета не
заводить.
     2.11. Подлинники конструкторских документов хранят в ОТД
 (Б Т Д ) поформатно в порядке возрастания обозначений докумен­
тов в пределах каждого формата и индекса предприятия-разра­
ботчика.
     Если подлинник одного документа выполнен на двух или бо­
лее листах разных форматов, то хранят все листы вместе с лис­
том большего формата.
     При присвоении отдельному изделию самостоятельного индек­
са вместо индекса предприятия-разработчика подлинники хранят
поформатно в пределах индекса изделия, а в пределах каждого
формата — в порядке возрастания обозначений.
     Допускается хранить подлинники по возрастанию обозначений
документов в пределах индекса изделия без учета форматов.
    2.12. Подлинники, выполненные на листах меньше формата 24,
хранят в развернутом виде.
     Подлинники, выполненные на листах формата 24 и более, хра*
нят в свернутом виде на скалках. Допускается хранить подлин­
ники, выполненные на формате 24, в развернутом виде. Склады­
вать подлинники не разрешается.
     2.13. Подлинники конструкторских документов выдают из
бюро (группы) подлинников для изготовления копий и дублика­
тов, для внесения изменений при наличии оформленного «Изве­
щения об изменении», для восстановления их при износе.
     2.14. Выдача подлинников из бюро (группы) подлинников для
снятия копий и изготовления дубликатов производится по наряду
на изготовление копий (форма 3 приложения 3), а для восстанов­
ления подлинников, изготовления дубликатов вручную и для вне­
сения изменений по «Извещениям» — по расписке или по абонент­
ской карточке (формы 4, 5 и 5а приложения 3).
     2.15. Если взамен подлинника на хранение в бюро (группу)
подлинников поступает другой вид документа, оформленный под­
линными установленными подписями, например, машинописная
копия, оригинал, типографское издание и т. п., то этот документ
хранится на правах подлинника.
     На первом листе документа, оформленного подлинными уста­
новленными подписями и хранящегося на правах подлинника,
должен быть поставлен штамп «ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА».
     Эти документы должны храниться отдельно от подлинников.
    2.16. Подлинники аннулированных и замененных по «Извеще­
ниям об изменениях» конструкторских документов хранят в бюро
 (группе) подлинников отдельно от действующих подлинников в
соответствии с требованиями, установленными в п. 2.11.
                                                              5

Стр. 4 ГО СТ 2.501— М


   Подлинники этих документов допускается складывать на фор­
мат 11 или 12 ГОСТ 2.301—68 (приложение 4).
   2.17. При передаче подлинников с одного предприятия на дру­
гое вновь полученному подлиннику взамен дубликата (а на пред­
приятии, передавшем подлинники, вновь изготовленному дубли­
кату взамен подлинника) должен присваиваться новый инвентар­
ный номер.
   Одновременно должны производиться соответствующие отмет­
ки в карточке учета документов.
   2.18. Примеры заполнения форм по учету конструкторской
документации приведены в приложении 5.

                        3. ВО ССТАН О ВЛЕН ИЕ П О Д Л И Н Н И КО В

    3.1. Подлинники конструкторских документов, пришедшие в
негодность или утерянные, должны быть восстановлены, если это
необходимо.
    3.2. Восстановленный подлинник может быть изгтовлен только
после составления акта (форма 6 приложения 3) о списании при­
шедшего в негодность или утерянного подлинника.
    3.3. Восстановленные подлинники действуют на правах заме­
ненных подлинников.
    В восстановленный подлинник должны быть внесены измене­
ния в соответствии со всеми «Извещениями», выпущенными до
момента его восстановления. Восстановление подлинника оформ­
ляю т без выпуска «Извещения об изменении».
    3.4. Восстановление подлинников производится перекопирова-
нием от руки или перепечаткой на пишущей машинке.
    Восстановленный подлинник должен по своему техническому
содержанию представлять точную копию восстанавливаемого под­
линника.
    Допускается изготовлять восстановленные подлинники метода­
ми, обеспечивающими их полную идентичность с подлинниками,
с которых производится восстановление.
    Дальнейшее оформление восстановленных подлинников произ­
водится в соответствии с требованиями п. 3.8.
    3.5. В подлиннике, восстановленном путем перекопирования,
не воспроизводят размеры, надписи, графические изображения и
т. п., зачеркнутые по «Извещениям об изменении» в подлиннике
 (или копии), с которого снимается восстановленный подлинник.
    В восстановленном подлиннике не воспроизводят также литеры
и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведен­
ными изменениями.
    3.6. В таблицу изменений восстановленного подлинника, изго­
товленного вручную, переносят запись только о последней замене
и последнем изменении (в первую и вторую снизу строки таблицы).
 6