ГОСТ 21.203-78

ГОСТ 21.203-78


                 М Е Ж Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й      С Т А Н Д А Р Т




                         СИСТЕМА ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
                                ДЛЯ СТРОИТЕЛЬСТВА

                        ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ
                        ПОДЛИННИКОВ ПРОЕКТНОЙ
                             ДОКУМЕНТАЦИИ


                                     Издание офииналыюе




                                               м осш
                                           стмютрпмформ
                                                шв




испытание труб

УДК 744:69:002:006.354                                                                             Группа Ж 01




М Е Ж Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й                                               С Т А Н Д А Р Т

       Система проектной документации для строительства

     ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ПОДЛИННИКОВ                                               ГОСТ
           11РОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
                                                                                     21.203-78
               System of design documents for construction.
  Registration and storage rules for the originals of design documentation

MKC9l.010.30

                                                                                        Дата введения 01.07.79


     Настоящий стандарт устанавливает правила учета и храпения в проектных организациях
подлинников проектно-сметной документации (ддзее — подлинников документов) на строительство
предприятий, зданий и сооружений всех отраслей промышленности и народного хозяйства.
     Стандарт не устанавливает правил учета и хранения подлинников документов на строительство
закрытых объектов.

                                          I. ОБЩ ИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Сроки хранения подлинников документов в проектных организациях устанавливают ми­
нистерства и ведомства в перечнях документов, согласованных с соответствующими учреждениями
государственной архивной службы.
     Подлинники документов отбирают на государственное хранение или уничтожение, как не
имеющие научной ценности и потерявшие практическое значение, согласно инструкциям, поло­
жениям и правилам работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях
в соответствии с действующим законодательством, правилами работы ведомственных архивов,
приказами, указаниями, инструкциями государственной архивной службы.
     1.2. Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением со­
хранности и учета подлинников документов, находящихся на ведомственном хранении, и отбором
их на государственное хранение, осуществляют министерства и ведомства, а также учреждения
государственной архивной службы.

                                2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

     2.1. Подлинники документов подтежат учету и хранению в разработавшей их организации.
      Подтинники типовой проектной документации (типовых проектов, типовых материалов про­
ектирования. рабочей документации на типовые конструкции, изделия и узлы) на здания и соору­
жения подзежат учету и хранению в организации, формирующей и ведущей фонд документации
в строительстве.
      Если организации-разработчику предоставлено праио распространения типовой проектной
документации, то подлинники этой документации подзежат учету и хранению в организации-раз­
работчике. В этом случае организации, формирующей и ведущей фонд документации в строитель­
стве, передают на дату ввода в действие типовой документации каталожный лист и дубликат
указанной документации.
     2.2. Подлинники рабочей документации на строительство зданий и сооружений, законченных
строительством, могут передаваться на хранение дирекции предприятия или заказчику по строитель-

ll здание официальное                                                                  Перепечатка воспрещена

                                                                             © Издательство стандартов, 1978
                                                                                   £> Стандарт!! нформ, 2005

С. 2 ГОСТ 21.203-78

ству в порядке, установленном министерствами и ведомствами по согласованию с учреждениями
государственной архивной службы.
     2.3. При приеме подлинников документов на хранение проверяют:
     - комплектность документов (в соответствии с ведомостью чертежей или спецификацией
изделия, содержанием альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся сдаваемая
документация):
     - наличие необходимых подписей и дат;
     - правильность выполнения основных надписей и титульных листов;
     - пригодность их для хранения, многократного снятия с них копий и микрофильмирования.
     2.4. Подлинники документов, принятые на хранение, регистрируют в инвентарной книге по
ГОСТ 2.501.
     2.5. Каждому принятому на хранение подлиннику документа присваивают один инвентарный
номер, независимо от количества листов.
     В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер проставляют
на каждом листе.
     2.6. Одновременно с регистрацией подлинника документа в инвентарной книге заполняют
графы учета, расположенные на поле для подшивки листа этого подлинника.
     2.7. Учет подлинников документов производят на учетных карточках.
     В учетных карточках по форме 1 приложения регистрируют подлинники документов на стро­
ительство предприятий, зданий, сооружений и в том числе подлинники документов на изделия, по
форме 2 — подлинники документов, не относящиеся к конкретному предприятию, зданию или
сооружению.
     Допускается учитывать подлинники документов на изделия отдельно от основных комплектов
рабочих чертежей зданий и сооружений, используя форму 2.
     2.8. Если подлинник документа выполнен с учетом возможности изготовления с него двусто­
ронних копий, в инвентарной книге и в учетной карточке указывают количество сдвоенных листов
(в числителе) и количество страниц (в знаменателе).
     2.9. В графах учетных карточек указывают:
     - в графе 1 — инвентарный номер подлинника документа;
     - в графе 2 — дату поступления подлинника документа на хранение;
     - в графе 3 — обозначение подлинника документа по основной надписи;
     - в графе 4 — количество листов в подлиннике документа;
     - в графе 5 — шифр строящегося предприятия, здания или сооружения:
     - в графе 6 — наименование подлинника документа, например «Технико-экономические
обоснования»;
     - в графе 7 — отметку об аннулировании, замене подлинника документа;
     - в графе 8 — условное обозначение стадии проектирования;
     - в графе 9 — наименование строящегося предприятия, здания или сооружения и место
строительства;
     - в графах 10, 11 — порядковые номера листов учетной карточки.
     2.10. Подлинники документа, выполненные на листах формата ЛЗ и менее, хранят в развер­
нутом виде, подлинники документа, выполненные на листах формата более АЗ. — в свернутом виде
на скалках.
     Допускается, при необходимости, хранить подлинники документов в сложенном виде в жестких
папках сфальцованными на формат А4.
     Подлинники комплексных типовых проектов, рабочей документации на типовые конструкции,
изделия и узлы, независимо от формата и количества листов, следует хранить в развернутом виде в
жестких папках.
     2.11. Снятие копий с подлинников документов производят с разрешения главного инженера
(архитектора) проекта или начальника отдела.
     2.12. Выдачу подлинников документов для внесения в них изменений производят по расписке
или абонентской карточке (применительно к форме 3 ГОСТ 2.501) на основании разрешения на
внесение изменений.
     Выдачу подлинников документов дтя восстановления производят по специальному распоря­
жению руководителя (или его заместителя) организации —держателя подлинников документов.
     2.13. Перед внесением изменений или восстановлением подлинника документа с него изго-

ГОСТ 21.203-78 С. 3

товляют архивную копию, на которой ставят штамп «Архивный экземпляр». В архивную копию
изменения не вносят и хранят ее отдельно от подлинников.
     2.14. При аннулировании подлинника документа на всех аннулированных листах этого под­
линника ставят штамп «Аннулирован, заменен . . . разрешение № . . . от . . . 20 . . . г.»
     Если аннулирование производят без замены, слово «заменен* в штампе зачеркивают.
     2.15. Подлинники аннулированных и замененных документов хранят отдельно от подлинников
действующих документов.

                         3. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

     3.1. Пришедшие в негодность или утерянные подлинники документов по решению руководи­
теля (или его заместителя) организации — держателя подлинников могут быть восстановлены.
     3.2. До восстановления подлинника документа должен быть составлен акт (форма 3 приложе­
ния) о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника документа. Акт должен быть
утвержден руководителем организации-разработчика или его заместителем.
     3.3. Восстановленные подлинники документов действуют так же, как замененные подлинники.
      Изменения в восстановленный подлинник документа вносят на основании всех разрешений
на внесение изменений, выданных до момента его восстановления. Подлинник документа восста-
навливают без оформления разрешения.
     3.4. Восстановление подлинника документа производят от руки или путем перепечатки на
пишущей машине.
      Восстановленный подлинник документа должен по своему техническому содержанию пред­
ставлять точную копию восстанавливаемого подлинника документа.
     Допускается изготовлять восстаноаленный подлинник документа методами, обеспечивающими
его полную идентичность с подлинником документа, с которого производят восстановление.
     Дальнейшее оформление восстановленного подлинника документа производят в соответствии
с требованиями п. 3.8.
     3.5. В подлиннике документа, восстановленном путем перекопирования. не воспроизводят
размеры, надписи, графические изображения, зачеркнутые в соответствии с разрешением на внесе­
ние изменений в подлиннике (или копии), с которого снимают восстановленный подлинник.
     3.6. В первую снизу строку таблицы изменений каждого листа восстановленного подлинника
документа, изготовленного вручную, переносят запись только о последней замене или последнем
изменении данного листа.
     3.7. Подписи, визы и даты, имеющиеся на восстанавливаемом подлиннике документа (в том
числе в таблицах изменений), в восстановленном подлиннике документа, изготовленном вручную,
вписывают чертежным шрифтом и заключают в круглые скобки. Взамен неразборчивых подписей
в круглых скобках пишут слово «Подпись*.
     3.8. Восстановленный подлинник документа должен быть заверен лицом, уполномоченным
руководителем подразделения, выпустившего этот подлинник.
      Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника документа, выполня­
ют тушыо на пале для подшивки, например:
     «Восстановлен с подлинника.
      Верно: (подпись, фамилия и дата)*;
     «Восстановлен с копии.
      Верно: (подпись, фамилия и дата)*.
     3.9. В верхнем правом углу поля каждого восстановленного листа подлинника документа
должна быть надпись тушью: «Восстановленный подлинник № ...» с указанием порядкового номера
восстановления данного листа подлинника документа.
     3.10. Восстановленному подлиннику документа сохраняют инвентарный номер подлинника,
с которого производилось восстановление. О восстановлении подлинника документа делают отметку
в инвентарной книге и учетной карточке.
     3.11. На подлиннике документа, взамен которого изготовлен восстановленный подлинник
документа, ставят штамп: «Заменен восстановленным подлинником № . . .*, в котором указывают
номер очередного восстановления и дату принятия восстановленного подлинника документа на
хранение.
     3.12. Подлинники документов, взамен которых изготовлены восстановленные подлинники,
хранят в сложенном виде, подобранными по возрастанию числовых обозначений документов.