ГОСТ 13.1.205-85

ГОСТ 13.1.205—85

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

РЕПРОГРАФИЯ

МИКРОГРАФИЯ. МИКРОФОРМЫ

ПРАВИЛА УЧЕТА

Издание официальное

53 3%

ИПК ИЗДАТЕЛЬСТВО СТАНДАРТОВ
Москва

УДК 778.14.072:006.354 Группа 171.1

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Репрография
гост
МИКРОГРАФИЯ. МИКРОФОРМЫ 13.1.205—85
Правила учета

Верговгарву. Micrography. Microforms. Rules for registration

OKCTY 0013

Постановлением Государственного комитета СССР no стандартам от 21 июня 1985 г. № 1847 срок ввеления
установлен
© 01.01.86

Настоящий стандарт устанавливает правила учета микроформ, подлежащих хранению по
ГОСТ 13.1.203, во всех отраслях экономики страны независимо от форм собственности предприятия
«организации) и юридического статуса документа (подлинник, дубликат, копия).

Требования настоящего стандарта являются обязательными.

(Изменениая редакция, Изм. № 2).

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. (Исключен, Изм. № 1).

1.2. Учет микроформ должен осуществляться на предприятиях, отвечающих за их хранение.

1.3. В случае потери, порчи, повреждений, изъятия из обращения, аннулирования, замены
микроформ составляют соответствующий акт по форме, приведенной в приложении |, и производят
отметки в учетных документах.

Допускается в учетных документах помешать при необхолимости данные в дополнение к
указанным в настоящем стандарте.

1.2. 1.3. (Измененная редакция, Изм. № 1).

1.4. Для учета микроформ допускается использовать средства организационной и вычисли-
тельной техники при условии регистрации учетных данных, установленных в настоящем стандарте.

(Введен дополнительно, Изм. № 1).

2. ПРАВИЛА УЧЕТА

2.1. Каждой принятой на учет микроформе присваивают инвентарный номер.

2.2. Инвентарный номер проставляют средствами и материалами, химически нейтральными
по отношению к микроформе.

Инвентарный номер проставляют:

на рулонном микрофильме — на заправочных концах;

на микрофише (смонтированной микрофише) — в нижней части кодового поля;

на кадровой апертурной карте — в левом нижнем углу.

2.3. Микроформы, принятые на учет, регистрируют в инвентарных книгах.

Инвентарная книга должна содержать следующие сведения:

1) обозначение микроформы;

2) инвентарный номер микроформы;

Издание официальное Перепечатка воспрешена

* © Издательство стандартов. 1985

© ИПК Издательство стандартов, 1999

С. 2 ГОСТ 13.1.205—85

3) сокращенное библиографическое описание документа (комплекта документов), его обозна-
чение, название и вид (конструкторский, технологический и др.):

4) типоразмер микроформы;

5) число кадров в микроформе;

6) дату, фамилию и подпись лица, принявшего микроформу на учет;

7) данные для акта по п. 1.3;

8) место хранения микроформы (номер секции, шкафа, полки, ячейки).

2.4. Для каждой микроформы или комплекта микроформ долговременного и постоянного
хранения составляют технический паспорт (П) и учетную карточку (К), в которой регистрируют
прием и выдачу микроформ. Их обозначение должио совпадать с обозначением микроформы и
дополняться соответственно буквами «П» или «К».

Для рабочих микроформ технический паспорт допускается не составлять или составлять в
сокращенном виде.

2.2—2.4. (Измененная редакция, Изм. № 1).

2.4.1. Технический паспорт микроформ, форма которого приведена в приложении 2, должен
содержать следующие сведения:

1) обозначение микроформы;

2) инвентарный номер микроформы;:

3) библиографическое описание документа (комплекта документов), его обозначение, назва-
ние и вид (конструкторский, технологический и др.);

4) число микроформ в комплекте;

5) типоразмер и поколение микроформы;

6) число кадров и число листов документов в микроформе;

7) вид микроформы (по назначению — основной, запасной);

8) данные о проведенных изменениях в микроформе;

9) данные об изготовлении микроформы (наименование предприятия-изготовителя, масштаб
‘уменьшения, тип пленки);

10) данные о техническом состоянии микроформы при приемке и проведении периодических
проверок по ГОСТ 13.1.203, включая ланные об оптической плотности.

11) место хранения микроформ (номер секции, шкафа, полки, ячейки);

12) срок хранения микроформы;

13) специальные данные, право пользования микроформой (указать ответственных лиц);

14) данные о размножении микроформы с указанием инвентарного номера копий микрофор-
мы ит.

15) данные для акта по п. 1.3.

(Измененная редакция, Изм. № 1, 2).

2.4.2. Учетная карточка должна содержать следующие сведения:

1) инвентарный номер;

2) обозначение микроформы или технического паспорта;

3) количество выдаваемых микроформ;

4) дату выдачи;

5) основание для выдачи:

6) фамилию и подпись получателя;

7) дату возвращения;

8) фамилию и подпись принявшего.

(Измененная редакция, Изм. № 1).

2.4.3. Микроформу и технический паспорт выдают и принимают по учетной карточке.

ГОСТ 13.1.205—85 С. 3

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Рекомендуемое

АКТ О СПИСАНИИ МИКРОФОРМ

Предприятие

АКТ №
© списании микроформ

Мы, нижеподписаяшиеся

составили настоящий акт о том. что нижеперечисленные микроформы подлежат списанию.

Обозначение

микроформы Тип микроформы Число кадров Причина списания

и номер

Подписи: